TOTVS Gestão Bibliotecária - Recibos de movimentações: envio de e-mail

Agora sua biblioteca poderá contribuir para a sustentabilidade do planeta ao evitar o gasto de papéis.

Chega de impressão de papéis nas movimentações! Agora você poderá enviar os comprovantes de empréstimo, devolução, renovação e multa por e-mail.

Confira as vantagens:

• É simples de configurar;
• Não gera custo;
• Envia o e-mail automático para o aluno assim que ele empresta, devolve ou renova o(s) exemplar(es);
• E ainda contribui para um mundo sustentável.

Para configurar basta selecionar a opção de “Envio de e-mail” na tela de configuração de “Emissão de Recibos” como na figura abaixo:

Em seguida confira se as informações nos Parâmetros Globais estão cadastradas conforme a figura ao lado.

Para que o TOTVS Gestão Bibliotecária consiga enviar os Recibos é necessário que o usuário tenha o e-mail registrado no cadastro de “Usuário” da biblioteca.

Quando o aluno realizar um empréstimo assim que houver sua confirmação ele receberá um e-mail da seguinte forma:

Clique aqui e assista ao vídeo.

TOTVS Gestão Bibliotecária - Recursos Gerencias

Administrar uma biblioteca, obter informações estratégicas, criar relatórios, gráficos etc, não é uma tarefa fácil nos dias atuais.

Com o volume cada vez maior de publicações e usuários; a interdisciplinaridade das áreas mais abrangente, o profissional de biblioteconomia necessita desprender-se de um tempo maior para obter informações estratégicas.

Pensando nisso, o TOTVS Gestão Bibliotecária, a partir da versão 11.20, vem disponibilizar quatro cenários que foram criados para auxiliar o bibliotecário no dia a dia. São cenários de âmbito estatístico nas áreas de publicações, usuários (clientes) e movimentações.

O cenário de publicações conta com os seguintes gráficos:

• As dez publicações mais emprestadas na unidade bibliotecária;
• As dez publicações mais reservadas na unidade bibliotecária;
• As sete editoras com maior número de publicações;
• Total de empréstimos por unidade bibliotecária;
• Total de publicações;
• Total de publicações por tipo de publicação (livros, dissertações, periódicos etc).

Estes gráficos podem ser visualizados nos próximos dois cenários.

O cenário de usuários (clientes) conta com os seguintes gráficos:

• Os dez clientes que mais realizam empréstimos na unidade bibliotecária;
• Total de clientes da unidade bibliotecária;
• Total de clientes da unidade bibliotecária por tipo de usuário (aluno, professor, pós-graduação etc);
• Situação atual dos clientes na unidade bibliotecária (regular, irregular, pendente etc).

Estes gráficos podem ser visualizados no cenário abaixo.

O cenário de movimentações conta com os seguintes gráficos:

• Comparativo de reservas feitas na Web x Presencial;
• Número de empréstimos ativos na unidade bibliotecária ;
• Número de empréstimos em atraso na unidade bibliotecária;
• Número de empréstimos realizados no dia na unidade bibliotecária;
• Número de devoluções realizadas no dia na unidade bibliotecária;
• Número de reservas ativas na unidade bibliotecária.

Estes gráficos podem ser visualizados no cenário abaixo.

TOTVS Gestão Bibliotecária - Pesquisa ao Acervo

A pesquisa é disponibilizada no sistema em quatro plataformas e o novo modelo contemplará as seguintes plataformas de pesquisa:

• Portal área pública;
• Portal área restrita;
• Interna no sistema;
• Quiosque.

Veja algumas imagens!

Imagem 1 - Tela de pesquisa via portal área pública.

O cliente poderá configurar um título de apresentação e uma imagem para ser exibida como logo. Estas opções são disponibilizadas via parâmetros e podem ser utilizadas caso o cliente tenha interesse.

Antes de realizar a pesquisa o usuário terá a sua disposição os seguintes filtros:

Busca por: campo em que será pesquisado o termo digitado pelo usuário. O default será “Geral”. O sistema permite que o cliente configure quais campos estarão disponíveis para a consulta.

Ano de publicação: ano em que a publicação foi publicada.

Unidades: permite que o usuário escolha em quais unidades bibliotecárias o termo digitado será pesquisado. O default será “Todas”.

Tipo de publicação: permite que o usuário escolha em quais tipos de publicação o termo digitado será pesquisado. O default será “Todos”.

Coleção/Série: permite que o usuário escolha em quais coleções e/ou séries o termo digitado será pesquisado. O default será “Todas”.

Ao digitar um termo e pesquisar, o sistema exibirá uma tela conforme imagem abaixo.

Imagem 2 – Resultado da pesquisa.

Na primeira linha de cada resultado serão exibidos nome, ano, tipo e número de acervo da publicação. Na segunda linha serão exibidos os dados da publicação no formato da norma NBR6023, homologado pela ABNT.

Após realizar a pesquisa o usuário terá a sua disposição os seguintes filtros:

Autores

Permite que o usuário selecione as publicações específicas de um ou mais autores referentes ao resultado da pesquisa realizada. Se a consulta retornou, por exemplo, 120 publicações de diversos autores, o usuário poderá selecionar apenas as publicações do autor “BARRY, Douglas K.”. Para cada autor, também serão exibidos na frente o número de publicações que foram retornadas na pesquisa.

Assuntos

Permite que o usuário selecione as publicações específicas de um ou mais assuntos referentes ao resultado da pesquisa realizada. Se a consulta retornou, por exemplo, 75 publicações de diversos assuntos, o usuário poderá selecionar apenas as publicações do assunto “ALGORITIMOS”. Para cada assunto, também serão exibidos na frente o número de publicações que foram retornadas na pesquisa.

Ao clicar na linha de uma publicação encontrada serão exibidos os detalhes da mesma. Os dados exibidos serão agrupados da seguinte forma:

• Dados da publicação (Modo ficha);
• Dados dos exemplares;
• Referência (Norma NBR6023);
• Marc e Ficha catalográfica.

Abaixo segue a imagem ilustrativa.

Imagem 3 – Detalhes da publicação.

Nos detalhes da publicação podemos destacar:

Modo ficha: são exibidos os dados específicos da publicação. O cliente configura nos parâmetros do sistema quais campos estarão disponíveis para serem visualizados.

Exemplares: são exibidos os dados específicos dos exemplares. O cliente configura nos parâmetros do sistema quais campos estarão disponíveis para serem visualizados. O botão reservar possibilita que o usuário faça a reserva do exemplar. Se o exemplar possuir artigos de periódicos também é possível visualizá-los.

Referência: são exibidos os dados da publicação no formato da norma NBR 6023, homologado pela ABNT, que varia de acordo com o tipo da publicação.

Marc: são exibidos os dados da publicação no formato Marc. O usuário poderá clicar no botão inferior direito e copiar o Marc para a área de transferência, possibilitando colar o conteúdo do mesmo em outro local.

Ficha catalográfica: são exibidos os dados da publicação no formato Ficha catalográfica.

Botão Resultado: retorna para o grid onde são exibidos os resultados da pesquisa.

Botão Imprimir: possibilita imprimir relatórios confeccionados para dados de publicações. O cliente pode confeccionar relatórios, através do Gerador de Relatórios e, clicar neste botão para selecionar um relatório para impressão.

Botão Download: o sistema permite anexar arquivos digitais a uma publicação. Se uma publicação possuir um arquivo anexado será possível fazer download do mesmo. Este recurso é opcional e o cliente poderá utilizar caso achar interessante.

Para finalizar a apresentação gostaríamos de destacar alguns diferenciais de mercado:

• Parametrização para os campos de busca;
• Parametrização para a exibição dos campos da publicação (Modo ficha);
• Parametrização para a exibição dos campos de exemplares;
• Download de arquivos digitais da publicação;
• Impressão de dados da publicação através de relatórios customizados;
• Copiar conteúdo Marc para a área de transferência;
• Exibição de Ficha catalográfica;
• Exibição dos artigos periódicos dos exemplares.

Dúvidas ou mais informações envie e-mail para pesquisa-biblios@totvs.com.br.

TOTVS Gestão Bibliotecária - Data e a hora exata de devolução ao acervo

A rotina de Empréstimos de Exemplares ficou ainda mais eficiente, visto que agora permite definir a devolução prevista para um exemplar com precisão exata.

Além dos parâmetros já existentes para definir a devolução de exemplares, o sistema permite que ao escolher a opção de Alterar data de devolução prevista, o funcionário informe a Quantidade de dias/ horas (“Adicionar dias/Horas”) que o exemplar deve ser devolvido ou informa a Data/ Hora fixa para a devolução do exemplar ao acervo, mas fique atento pois apenas uma opção pode ser habilitada.

Este controle contribuirá com os funcionários que ficam na bancada realizando empréstimos e renovações tornando o trabalho ágil, porém, com a flexibilidade necessária.

Permite também uma previsão de quando (data/hora) terá um exemplar desejado disponível.

A função é acessada no momento do empréstimo, após selecionar o usuário e o exemplar em Processos / Alterar prazo de devolução (dias / horas). Uma tela será aberta para que o funcionário indique qual será a nova data. Veja a tela abaixo:

Mais uma praticidade para os usuários do TOTVS Gestão Bibliotecária.

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TOTVS Gestão Bibliotecária - Empréstimo de final de Período Letivo

A cada dia a surgem mais demandas de controles, e atento a estas necessidades o TOTVS Gestão Bibliotecária criou mais uma facilidade que além de ser eficiente é mais uma forma de evitar falhas.

Foi implementado o empréstimo de final de período letivo a partir da versão 10.80. A nova funcionalidade facilita o controle de movimentações realizadas antes das férias ou recessos da biblioteca. Para configurar, basta acessar os parâmetros do sistema e indicar dentro de um período, qual será a data de devolução dos empréstimos conforme a figura abaixo:

Neste parâmetro fica estabelecido a data a partir da qual o sistema levará em consideração para calcular as datas de devoluções previstas, assim não haverá problemas com datas de devolução num período onde a biblioteca não esteja f

uncionando e também evitará cobranças indevidas de multas por descuido destas datas.

No empréstimo, independente dos dias que estão configurados na regra de empréstimo, o sistema irá obedecer à configuração realizada nos parâmetros, de modo que, é possível modificar a data, caso seja necessário para algum usuário. A figura 2 exemplifica o empréstimo feito antes da biblioteca sair de férias:

Portanto, além da regra de empréstimo o sistema verifica também o parâmetro para calcular a data de devolução prevista elevando o nível de segurança de suas operações.

É sempre focado na qualidade e segurança que o TOTVS Gestão Bibliotecária busca crescimento e melhoria contínua.

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TOTVS Gestão Bibliotecária - Empréstimos validando uma idade mínima

Preocupado com o conteúdo de seus exemplares e como controlá-los? Como Censurar revistas, livros, cd´s?

O TOTVS Gestão Bibliotecária permite este controle! Mais um destaque vai para a possibilidade de realizar empréstimos validando uma idade mínima. Há livros que possuem censura quanto à idade ideal para sua leitura, portanto, essa nova funcionalidade permite que a biblioteca tenha controle do empréstimo desses livros para os usuários que não tem a idade mínima.

É configurado na regra de empréstimo conforme a figura ao abaixo:

É importante lembrar que no cadastro do usuário (cliente) da biblioteca necessita ter a data de nascimento cadastrada conforme a tela abaixo:

No momento do empréstimo, após selecionar o exemplar a ser emprestado, se o (a) usuário (a) não possui a idade mínima para a leitura do acervo, o sistema irá emitir a seguinte mensagem:

Diante dessa mensagem, o empréstimo não será realizado.

Evite qualquer transtorno e controle seu acervo utilizando o recurso de Empréstimo validando idade mínima.

Mais uma função de responsabilidade para todas as Instituições de Ensino.

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TOTVS Gestão Bibliotecária - Geração da referência ao Autor (CUTTER/PHA)

A referência ao autor é gerada automaticamente pelo sistema. Caso a sua natureza seja CUTTER ou PHA, é necessário importar previamente a tabela de referência ao autor, processo que pode ser feito pela importação de dados do sistema (Utilitários | Importação de dados).

Para gerar a referência ao autor na publicação é necessário realizar os seguintes passos:

- Acessar o cadastro de publicações;



- Acessar o anexo “Autores”;



- Incluir autor na publicação. Na mesma janela é possível incluir a função do autor que exerce na publicação.




- Gerar CUTTER/PHA localizado no cadastro da publicação.




- Escolher o autor e função.




- Após a escolha o código será gerado.




Lembramos que a geração CUTTER/PHA será diferente conforme a função do autor escolhida no momento do vínculo entre autor e publicação.

TOTVS Gestão Bibliotecária - Poupe esforço ao cadastrar uma publicação já existente

A partir desta versão o TOTVS Gestão Bibliotecária conta com a funcionalidade “Copiar publicação”.

Sua biblioteca recebe uma novíssima edição daquela obra que possui um cadastro completo em seu TOTVS Gestão Bibliotecária.

E agora? Tenho que cadastrar tudo novamente?

Não mais! Utilize o novo processo de copiar publicação!

Veja como funciona:

Acesse Acervo / Publicações em seu TOTVS Gestão Bibliotecária:

Selecione a publicação que será copiada e acesse: Processos/ “Copiar Publicação”

No primeiro passo, podem-se alterar alguns dados da publicação:

Atenção:

Se o parâmetro acima estiver desativado (sua biblioteca não permite

duplicidade de publicações), é necessário alterar pelo menos um dos campos de unicidade (campos que definem a identidade de sua publicação) para que o processo seja executado:
Campos de unicidade:

• Título principal;
• Subtítulo;
• Grupo de publicação;
• Tipo da publicação;
• Editora.

No segundo passo, podem-se configurar quais os anexos serão copiados:

Por fim, ao executar o processo, uma nova publicação será criada com os dados similares à publicação copiada.

TOTVS Gestão Bibliotecária - Campos Visualizados no Cadastro de Publicação

Simples e adaptável à sua biblioteca!

A partir da versão 11.40, o TOTVS Gestão Bibliotecária apresenta um novo formato de cadastro de publicações!

Sua biblioteca poderá configurar os campos que compõem o cadastro de publicações e se eles serão de preenchimento obrigatório. E tem mais! Poderá ocorrer uma organização da visão em relação aos campos, podendo agrupá-los por categorias.

Veja a seguir os detalhes:

Para configurar seu cadastro acesse o TOTVS Gestão Bibliotecária:

Vá aos Parâmetros do Sistema:

Em seguida, acesse 14.01.01 Publicação:

Em “Configuração de campos” dê um duplo clique no tipo de publicação que se deseja configurar:

A figura, a seguir, refere-se à tela de configuração de campos do tipo de publicação acessado na tela anterior:

À esquerda da tela, pode-se navegar pelas diversas categorias de campos disponíveis na publicação.

Na direita da tela serão exibidos os possíveis campos da categoria para que sejam configurados. Será possível configurar a visibilidade, obrigatoriedade e ordem de cada um, conforme for conveniente para sua biblioteca.

Após finalizar as configurações, o cadastro de publicações terá um formato mais simples, contendo somente aquelas informações necessárias para sua biblioteca.

A seguir, o cadastro de publicações com suas categorias e seus respectivos campos parametrizados para a visão:

No Índice de categorias são apresentados os campos parametrizados para o cadastro.

Ao clicar em alguma categoria, o sistema direcionará o usuário automaticamente ao respectivo setor do cadastro.

TOTVS Gestão Bibliotecária - Padrão NBR 6023

Alinhado às normas da literatura!

A partir da versão 11.40, o TOTVS Gestão Bibliotecária lança uma nova e espetacular interface de pesquisa ao acervo!
Além de um visual moderno e dos inúmeros recursos para uma interação agradável com o usuário, a TOTVS está atenta aos padrões regulamentados pela literatura.

Sobre a NBR 6023...

NBR é uma norma brasileira criada no âmbito dos Comitês Brasileiros e Organismos de Normalização Setorial afiliados a ABNT. As normas brasileiras são elaboradas por comitês de estudo formadas por representantes dos setores envolvidos: produtores, consumidores, neutros (universidades, centros de pesquisa, outros).

O identificador “6023” relacionado à norma, que tem por objetivo:

• Estabelecer os elementos a serem incluídos em referências bibliográficas
• Fixar a ordem dos elementos das referências e estabelecer convenções para a transcrição e apresentação das informações originadas de documentos e diversas fontes de informação.
• Orientar na preparação e compilação de referências de material para inclusão em bibliografias, resumos, resenhas, recensões e outros.

Para mais informações consulte o site da ABNT: http://www.abnt.org.br/

Veja a seguir o resultado de uma consulta ao acervo:

Logo abaixo dos títulos das publicações são apresentadas suas referências. A NBR 6023 especifica diferentes seqüências de dados para elaboração da referência bibliográfica, conforme seu tipo de publicação:

• Livro, catálogo, resenha, analítica de livros

• Arquivo digital, CD-ROM, disquete, documento, fax, material

• Atas de reuniões

• CD Áudio, disco de vinil, fita cassete

• Desenho técnico, fotografia, selo, transparência

• Mapa, atlas, fotografia aérea, imagem de satélite

• Microficha

• Microfilme

• Dissertação, tese, monografia, trabalho de conclusão de curso

• Norma jurídica

• Patente

• Periódico

• Slides

• Fita de vídeo, DVD

• Material

Também é possível acessar a referência ao clicar no resultado da pesquisa, nos detalhes da publicação: