Como Fazer – Exportação de dados para a Contabilidade

Produto: TOTVS Gestão Financeira Versão: 11.0

Processo de Negócio: Integração Contábil Processo do Sistema: Exportação da Contabilidade para o aplicativo TOTVS Gestão Contábil

Subprocesso: Exportação da Contabilidade para o aplicativo TOTVS Gestão Contábil

Introdução do Processo de Exportação da Contabilidade para o TOTVS Gestão Contábil Através do aplicativo TOTVS Gestão Financeira é possível exportar a contabilização de Lançamentos (Inclusão e baixa), contabilização de Extratos e Aplicação Financeira.

Desenvolvimento/Procedimento Para exportar a contabilização dos lançamentos para a contabilidade, basta selecioná-los na visão de lançamentos, acessar o menu Operações/Contabilidade/Gerar Contabilidade no RMSaldus. Será aberta uma tela do processo para definições de: Número do Lote O aplicativo sugere um número para o lote, mas o mesmo pode ser alterado. Caso o usuário deseje exportar para um lote já existente no Totvs Gestão Contábil, basta informar o número do lote. Vale ressaltar que esse processo será permitido apenas se o lote tiver sido gerado pelo mesmo aplicativo. Descrição do Lote Será permitido que o usuário informe um nome do lote que será gerado no Totvs Gestão Contábil. Inclusões / Baixas Ao exportar a contabilização dos lançamentos, deve-se informar se serão exportadas as contabilizações de inclusão e/ou baixa. Lançamentos com Tipo Contábil “Contábil”: só será exportada a contabilização de Baixa dos Lançamentos se a Contabilização de Inclusão já houver sido exportada. Além disso, pode-se exportar em um mesmo momento a contabilização de Inclusão e Baixa. Exportar lançamentos já exportados anteriormente É possível que lançamentos exportados anteriormente possam ser exportados novamente. Para isso, basta marcar essa opção no momento da nova exportação. Sugerimos que esta opção seja utilizada de forma cautelosa, pois pode ocorrer duplicidade de informações ao marcar esta opção. Exportar para um único lançamento contábil Ao exportar os lançamentos contábeis para o Totvs Gestão Contábil com esta opção ativada, os lançamentos contábeis serão exportados somente em uma linha, sem separá-los como crédito e débito. Caso esta opção não seja ativada, os lançamentos serão exportados cada qual para uma linha, separadamente, crédito e débito. Vale ressaltar que esta opção é válida para aqueles lançamentos que possuem em sua contabilização um crédito e um débito, apenas. Para que a exportação ocorra para um único lançamento, a conta contábil de crédito e de débito deve ter o mesmo histórico padrão, centro de custo, departamento e filial. Se a mesma conta a débito estiver informada no crédito, não será possível exportar os lançamentos contábeis para um único lançamento. Outra informação válida é que, se não houver preenchimentos nos campos de histórico padrão, centro de custo, departamento e filial, o aplicativo levará para o Totvs Gestão Contábil o que estiver preenchido, exportando para um único lançamento contábil. E ainda, se na contabilização do lançamento, tais campos citados forem iguais e o complemento de histórico correspondente ao débito e ao crédito forem diferentes, será mantido o complemento de histórico do crédito. Exportar lançamentos agrupados (débitos e créditos). Atualmente, o processo de exportação da contabilidade permite que sejam agrupados os débitos e também os créditos, através das opções “Agrupar débitos” e “Agrupar créditos”. A partir da versão 11.20 (novo BackOffice), todo e qualquer agrupamento contábil deverá ser realizado diretamente no Totvs Gestão Contábil. Com essa opção marcada, serão exportados os lançamentos de um mesmo lote do Totvs Gestão Contábil por total diário. Isto é, serão agrupados os lançamentos que possuem a mesma conta a débito, filial, departamento, centro de custo, histórico padrão e data de contabilização. O mesmo comportamento será aplicado para o agrupamento dos créditos. Se as opções acima forem ativadas simultaneamente, o agrupamento será pelo débito e pelo crédito, desde que os lançamentos atendam às limitações (mesma conta contábil, filial, departamento, centro de custo, histórico padrão e data de contabilização).

Informações Adicionais Independente da marcação dos parâmetros “Exportar para um único lançamento contábil” e “Exportar lançamentos agrupados”(Opções | Parâmetros | RMFluxus | Integração Contábil | Contab. Financeiro), a opção que irá prevalecer será a definida no ato da exportação para o RMSaldus.  Se um lançamento contábil for cancelado, será gerado um lote no Totvs Gestão Contábil contendo o estorno. Este lote apresentará as mesmas contas contábeis enviadas anteriormente, porém com o processo invertido (se a conta contábil X foi debitada na exportação, no estorno ela será creditada). Ao editar um lançamento financeiro no qual a contabilização de inclusão tenha sido exportada, não será possível alterar o valor original do mesmo. Mais informações sobre o processo de Exportação da Contabilização para o RMSaldus podem ser obtidas no Manual Eletrônico do aplicativo, acessando o menu Ajuda | Conteúdo ou através da tecla de atalho “F1”.