Como Fazer – Rotina de Regeração de Saldos e Custos: RM Nucleus

Produto: TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento Versão 10.80

Processo do Sistema: Estoque e Custos

SubProcesso: Rotina de Regeração de Saldos e Custos

 

• Como Fazer

Como gerar a rotina de Regeração de Saldos e Custos?

 

• Definição do Processo

A Regeração de Saldos e Custos tem por finalidade regravar todas movimentações inclusas em tipos de movimentos parametrizados para afetar saldo em estoque e que tenham data de movimentação "superior" á data de fechamento de estoque. A data de fechamento de estoque é definida pelo usuário, onde pode ser informada uma data que será comum a todos os 10 saldos da base, ou colocar uma data pertinente a cada um.

É executada quando há necessidade de recompor os saldos e custos dos produtos inclusos em data retroativa á atual ou quando existe alguma alteração na parametrização do tipo de movimento que deve afetar os saldos e custos na base. Ao executar esta rotina, será considerada parametrização atual da base de dados fazendo com que a informação de saldo físico e financeiro sejam refeitos.

Além de acerto dos saldos, o processo também monta os dados da ficha física financeira do produto, que só é atualizada quando a rotina é executada. O processo depois de executado é irreversível, sendo sugerido que seja feito um backup de segurança. Outra verificação a ser feita é em relação ao volume de produtos e movimentações na base, visto que, a execução da rotina para todos os itens pode levar até horas.

 

• Parametrizações Necessárias

Acessar | Cadastro | Segurança | Usuário | editar os usuários que poderão executar a rotina e editar a aba | Configuração de Segurança | para averiguar o perfil vinculado.

Depois de verificado perfil deverá acessar | Cadastro | Segurança | selecionar código desejado e acessar opção | Acesso a Menus | onde deve habilitar | Opções | Regerar Saldos e Custos |.

 

Acessar | Opções | Parâmetros | RMNucleus | 04.04.01 | Avançar | e selecionar opção | Data de Fechamento | onde vai verificar a data de fechamento de estoque geral ou por saldo.

Importante:

- Caso seja necessário voltar alterar data em questão e executar a rotina de regeração de saldos e custos, o usuário tem que estar ciente que as movimentações posteriores a esta nova data serão regravadas obedecendo parametrização atual da base de dados, onde pode ter havido alterações em parametrizações, fórmulas, unidades de medida, fatores de conversão que vão impactar diretamente na informação apresentada em estoque. Vale ressaltar que o processo é “irreversível”

- Sempre que necessário alterar a “data de fechamento de estoque” é necessário que inicialmente seja executada rotina de “regeração de saldos e custos”. Esta obrigatoriedade se deve ao fato da rotina buscar o saldo anterior gravado na ficha física financeira e como as informações são atualizadas apenas na regeração de saldos e custos é necessário que a mesma esteja correta com todos os dados das últimas alterações atualizados, evitando assim inconsistências na base.

- Se a base de dados estiver parametrizada para “Calcular Custo Médio Mensal” é necessário que a data de fechamento de estoque seja sempre no final do mês anterior ao processo, visto que, serão consideradas primeiro movimentações de entrada para depois considerar as movimentações de saída para composição do custo. Caso a data não seja compatível o processo de regeração não será realizado.

 

• Descrição do Processo

O usuário deverá acessar o menu | Opções | Regerar Saldos e Custos | onde serão apresentadas abas | Parâmetros Gerais e Agendamento | para configurar as informações que serão consideradas para regeração.

Aba - Parâmetros Gerais

Será apresentado default | | porém o usuário tem a opção de escolher o tipo de processo de regeração que será executado tendo as opções:

-  Todos os produtos: O sistema vai considerar todos os produtos inclusos na base para regeração.

-  Apenas produtos com custo desatualizado: Será feita regeração de saldos e custos apenas para os produtos com custo desatualizado. Os produtos são considerados desatualizados quando forem referenciados em uma movimentação de entrada em estoque com a data de movimentação anterior ou igual á data do custo médio por local de estoque. Se o item se encaixar nesta situação será considerado como “desatualizado”.

Esta informação pode ser vista na visão de saldos e custos em | Custo / Data Geral | Médio | ou via banco na tabela | TPRDLOC | no campo | DATACUSTOMEDIO |.

A regeração será concluída através desta opção apenas se a base estiver parametrizada para | Calcular Custo Médio On Line |, caso contrário o processo de regeração não será realizado e os dados na consulta de saldos e custo também não.

Exemplo:

Foi feita regeração de saldos e custos para o produto 1.01 no local de estoque XX e YY onde a data do custo médio está 28/01/2010 para ambos. A seguir foram inclusas duas movimentações de entrada uma com data de 05/01/2010 para o local de estoque XX e outra com data de 28/01/2010 para o local de estoque YY. Desta forma o sistema vai consistir se as datas | 05/01/2010 e 28/01/2010 | são menores ou iguais á 28/01/2010, caso se adéqüe o produto será considerado como “desatualizado” e será feita regeração para os mesmos.

-  Faixa de produtos: Será habilitado campo seguinte para preenchimento de uma faixa de produtos e o sistema irá regerar saldos e custos apenas para os códigos dentro desta. Ao escolher esta opção, serão apresentados campos | Inicial – Final | para seleção do usuário obedecendo “Código de Identificação do Produto” que pode ser pelo código principal ou pelo código reduzido.

-  Apenas Produtos Movimentados: Será feita regeração apenas dos produtos movimentados após a data de fechamento de estoque.

-  Regerar Apenas Ficha Física Financeira: Selecionando esta opção não será efetuado nenhum cálculo referente a custo de entrada, apenas serão buscados para a ficha física financeira os dados já previamente calculados pelo sistema, obedecendo o saldo selecionado na opção | Saldo a Regerar |. O custo das saídas será o custo médio do momento na saída do item. O custo final da movimentação será calculado considerando | Saldo financeiro \ Saldo físico |.

-  Usar Log: Além do arquivo | REGERAR_INFO.TXT | gerado para todas regerações feitas, será gerado arquivo | REGERAR_LOG.TXT | com as informações de dados inseridos e atualizados para cada saldo. Ambos arquivos são gravados no diretório | CORPORE\RMNUCLEUS |

-  Recalcular Custo de Reposição: Esta opção deve ser marcada se o usuário desejar recalcular os custos de reposição A e B durante a regeração.

-  Forçar Regeração Total: É um processo que pode ser demorado, proporcionalmente ao número de movimentações da base de dados. Isto ocorre porque o sistema lê todas movimentações que afetam saldo em estoque a partir da data de fechamento de estoque de cada saldo. Será feito recálculo dos itens considerando movimentações parametrizadas para afetar saldo em estoque, portanto, quanto mais recente for a data de fechamento de estoque, mais rápido será a regeração de saldos e custos.

Ao iniciar o processo de regeração de saldos e custos a data de fechamento de estoque é alterada para a data corrente do sistema para evitar que sejam feitas movimentações ou alterações que afetem o saldo em estoque físico ou financeiro enquanto a rotina está sendo executada. Após conclusão da rotina o parâmetro retorna com a data anterior.

Ao deixar a opção | Forçar Regeração Total | desmarcada a regeração será feita a partir da primeira alteração de estoque do produto após a data de fechamento de estoque. É importante salientar que pelo menos uma vez o processo de "Forçar Regeração Total" deverá ter sido rodado na base, pois a data da primeira alteração do produto na base passa a ser a data da Regeração Total.

Exemplo:

- A data de fechamento de estoque dos produtos na base é 31/12/2005. No dia 31/10/2006 foi rodado processo de regeração com a opção "( x ) Forçar regeração total” marcada. Ao repetir o processo novamente em 01/12/2006 com a opção "Forçar a regeração total" desmarcada o sistema vai considerar a data da primeira movimentação do produto a partir da data de 01/11/2006 (posterior á data da ultima regeração total) e não a data de 31/12/2005(data de fechamento de estoque), ou seja, haverá uma melhoria de performance na rotina.

- A informação fica gravada na tabela TPRD – DATAPRIMEIRAALT

Aba - Agendamento

Ao escolher esta opção e mandar incluir uma tarefa será apresentada tela com os mesmos filtros citados anteriormente com acréscimo dos campos | Data e Hora de Início |.

Esta alternativa é muito útil e permite que o usuário defina o horário de menor acesso ao banco para execução da rotina fazendo com que sejam evitados transtornos no horário do expediente.

Depois de inclusa tarefa, o usuário deverá acessar o menu | Sistema | Server | Executar processos | Iniciar | de forma que a cada segundo será consistido se existe alguma tarefa pendente para execução e ao chegar no horário referenciado a regeração será iniciada.

Importante:

- Ao parametrizar a base para utilizar data de fechamento de estoque geral será apresentada opção | Forçar Regeração Total |.

- Ao parametrizar a base para utilizar data de fechamento de estoque por “saldo” será apresentada opção | Regerar Todos os Saldos |.

- Ao executar a rotina de regeração de saldos e custos todos os 10 saldos serão afetados sem a interferência do usuário. Ao escolher a opção “Regerar apenas Ficha Física Financeira” apenas o saldo selecionado em | Saldo a Regerar | será afetado.