Como Fazer – Conversão para Novo Modelo do BackOffice

Produto: TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento e TOTVS Gestão Contábil    

Processo do Sistema: Novo Modelo de BackOffice                                     Versão 11.20

SubProcesso: Processo de Conversão de bases para o Novo Modelo de BackOffice

    Específico para clientes do Segmento Projetos

• Como Fazer

Para converter uma base para o Novo Modelo de BackOffice.

• Definição do Processo

Este documento tem por finalidade o auxílio à preparação e conversão da base de dados para o Novo Modelo de BackOffice.

• Descrição do Processo

A partir da versão 11.20, os clientes do segmento de Projetos terão sua base de dados convertida automaticamente para o Novo Modelo do BackOffice. Em decorrência, os seguintes procedimentos devem ser realizados para a conversão da base.

Atenção: Os procedimentos descritos a seguir para a conversão da base de dados devem ser executados inicialmente em uma base de teste e somente depois da validação de todos os processos, é que os mesmos devem ser executados na base oficial da empresa.

1) Executar o processo de ‘Consistência de Lançamentos’ do módulo TOTVS Gestão Contábil na versão atual da base de dados, ou seja, antes da conversão. Analisar e corrigir todas as inconsistências apontadas por este processo.

2) Executar o RMConversor.

3) Acessar a base convertida e executar o Wizard de ‘Conversão de Dados para Faturamento Parcial’, que irá sugerir a atualização de filtros de movimentos, filtros de relatórios, filtros de usuários, atualização de relatórios, atualização de consultas SQL e atualização de fórmulas para adequação ao modelo de Faturamento Parcial.

4) Revisar os eventos contábeis, na base convertida, conforme ‘Roteiro de Análise dos Eventos Contábeis para o Novo Modelo do BackOffice’.

5) Executar ‘Roteiro de Teste para o Novo Modelo do BackOffice’ (*), disponibilizado pela TOTVS, que contém processos básicos das funcionalidades alteradas nesse novo modelo.

Solicitamos também que seja executado o roteiro interno de migração de versão da respectiva empresa, para que todos os seus processos sejam validados nesse novo modelo.

6) Executar os procedimentos 1, 2, 3 e 4 citados acima na base oficial para que a mesma seja convertida para o Novo Modelo do BackOffice.

A seguir, veja como executar os processos citados acima:

Consistência de Lançamentos

 

• No módulo TOTVS Gestão Contábil, acessar a opção | Relatórios | Consistência de Lançamentos|. Executar este processo para cada coligada existente na base de dados.
• Dentro do assistente do processo de ‘Consistência de Lançamentos’, deverá ser marcado somente a opção ‘Preparar a base para Conversão Novo Modelo BackOffice’, conforme print abaixo:

• Este processo deverá ser executado em todas as coligadas existentes na base de dados. Caso alguma coligada não execute tal processo, o sistema não permitirá a conversão da base para o Novo Modelo do BackOffice.
• Durante a execução deste processo, algumas inconsistências serão acertadas automaticamente, outras registradas em um relatório (LOG) que será apresentado no final do processo, devendo ser ajustadas diretamente  pelo usuário.
• Após a execução desta rotina de consistência, a empresa tem 7 dias para executar a conversão da base. Caso ultrapasse este prazo, o processo deverá ser executado novamente.

Utilizando o RMConversor

 

• Executar o RMConversor. Selecionar a base de dados. Em seguida clicar em ‘Iniciar Conversão’, conforme print abaixo:

• Caso a base de dados possua projetos cadastrados no módulo TOTVS Construção e Projetos (conversor verifica a existência de registros na tabela MPRJ), a mesma será convertida automaticamente para o Novo Modelo do BackOffice. Será apresentada a seguinte mensagem, solicitando o ‘aceite’ do Usuário.

Observação: Leia com atenção a mensagem apresentada.

 

• Clicando em ‘Aborta’, a conversão da base de dados será cancelada.
• Clicando em ‘OK’, será apresentada uma mensagem para que o usuário informe se a empresa possui customizações instaladas. Esta pergunta deverá ser criteriosamente respondida, pois, antes da conversão da base de dados, as Customizações devem ser migradas para a versão 11.20. Se não existirem Customizações ou se estas já foram ajustadas e preparadas para a versão 11.20, a resposta deverá ser ‘Não’ na tela abaixo:

• A partir da versão 11.0.7 da BibliotecaRM, a ativação do LicenseServer passou a ser obrigatória. Antes de dar continuidade a conversão, é necessário conhecer a forma de ativação desse processo. Se a empresa já possui esse conhecimento, dê continuidade a conversão clicando em ‘OK’.

• Após a execução do processo de conversão, a base de dados estará no Novo Modelo do BackOffice.

Conversão de Dados para Faturamento Parcial

Atenção: Este processo não é obrigatório para utilização da base de dados no Novo Modelo do BackOffice, mas aconselhamos sua execução logo após a conversão, por ser um facilitador para a utilização dos processos neste novo modelo. Ele poderá ser executado a qualquer momento e sua execução poderá ser parcial.

Outro ponto importante, é que sua execução deve ser criteriosa, pois as modificações em consultas, relatórios e fórmulas podem impactar em processos importantes para a empresa.

 

• No módulo TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento, acessar a opção | Utilitários | Conversor de Dados para Faturamento Parcial |. Executar este processo para cada coligada existente na base de dados.
• Será apresentada a seguinte tela:

Marque a opção:

Atualizar filtros de movimentos à se desejar modificar os filtros de movimentos pré-existentes;

Atualizar filtros de relatórios à se desejar modificar os filtros de relatórios pré-existentes;

Atualizar filtros de usuário à se desejar modificar os filtros por usuário (cadastro de usuário) pré-existentes;

Quando os filtros tratarem o campo de STATUS com a opção de Pendente.

Converter filtros fixos de movimento para .NET à se desejar modificar os filtros fixos pré-existentes na base, para adequação a nova visão de filtro migrada para .NET.

Gerar filtros padrões no Filtro de Movimentos (“Número Mov.”, ”Cod. Cli/For”, ”Serie”, ”Status”) à se desejar criar novos filtros na base, com as opções Numero Mov., Cod.Cli/For, Série e Status solicitando a passagem de parâmetros para sua execução.

 

• Em seguida serão apresentadas, em telas distintas, todas as Consultas SQL, Relatórios e Fórmulas que possuem em seu contexto o tratamento do campo STATUS e QUANTIDADE. O usuário deverá analisar o contexto e aplicabilidade de cada objeto e identificar se o mesmo deverá ser alterado.

Marque as Consultas SQL que desejar analisar e clique em avançar.

 

• Na sequencia, será apresentada uma tela com o contexto de cada Consulta SQL selecionada na opção anterior. O usuário deverá analisar o contexto e caso considere necessário sua atualização, clicar no botão da direta do mouse sobre o contexto da consulta atual, onde aparecerá as opções de atualização sugerida pelo sistema. Escolher a substituição necessária para que a consulta seja alterada.

 

• Após analisar todas as Consultas SQL selecionadas, o sistema irá apresentar uma tela com os Relatórios sugeridos para alteração. Execute os mesmos procedimentos realizados com as Consultas SQL.

 

• Após analisar todos os Relatórios selecionados, o sistema irá apresentar uma tela com as Fórmulas sugeridas para alteração. Execute os mesmos procedimentos realizados com as Consultas SQL e os Relatórios.

• Ao término do processo, será apresentado um Log completo, com todas as atualizações realizadas, contendo detalhadamente cada um dos registros afetados, com informações como código, título, conteúdo anterior e conteúdo atual.

Roteiro de Análise dos Eventos Contábeis para o Novo Modelo do BackOffice

• O cadastro de Eventos Contábeis foi reestruturado no Novo Modelo do BackOffice. Desta forma não serão mais permitidas algumas combinações de itens de evento em relação aos Itens Gerencias. Exemplo: O item de evento aplica a conta contábil em “Pagamento” e o seu item gerencial originado do “Rateio Centro de Custo do Movimento”. A nova tela apresentará apenas combinações permitidas.
• Após a conversão, ao efetuar o Login no TOTVS Gestão de Estoques, Compras e Faturamento com usuário do tipo SUPERVISOR, o sistema apresentará mensagem informando que existem eventos inconsistentes e que serão inativados, conforme abaixo:

Existindo inconsistências, o sistema apresentará o log conforme a mensagem.

 

• Ao ativar o evento contábil inconsistente o sistema apresentará mensagem informando à situação que deverá ser ajustada pelo usuário:

Mensagem apresentada na edição do item de evento.

 

• Após o ajuste, o evento poderá ser ativado e consequentemente poderá ser utilizado normamente na contabilização do movimento.

Algumas orientações sobre a conversão

 

• Se o Cliente do segmento de projetos já tiver convertido para a versão 11.20 e não estiver no Novo Modelo do BackOffice (porque não tinha projetos cadastrados na base no momento da conversão) e desejar utilizar as funcionalidades deste novo modelo, deverá ser executado outro conversor na base, conversor específico para esta situação, cuja distribuição será monitorada pela TOTVS. Neste caso o cliente deverá entrar em contato com a equipe de suporte, explicar a situação e solicitar este conversor.
• Clientes de outros segmentos terão a base de dados convertida para o Novo Modelo do BackOffice na versão 11.40 (prevista para março/2011). Para ter a base de dados convertida antes dessa versão será necessário entrar em contato com o suporte para avaliação da necessidade.

Material Complementar

(*) – O ‘Roteiro de Teste para o Novo Modelo do BackOffice’ encontra-se para download no TOTVS By You, no Portal do Cliente (http://www.totvs.com/suporte) na área de download / Material de Apoio da linha RM, juntamente com o documento do ‘Novo Modelo do BackOffice.rar’, ou então no nosso blog (http://totvsconnect.blogspot.com/2010/10/roteiro-de-teste-novo-modelo-do.html).

O documento completo sobre as novidades do Novo Modelo do BackOffice encontra-se também para download no TOTVS By You ou no Portal do Cliente (http://www.totvs.com/suporte) na área de download / Material de Apoio da linha RM, documento ‘Novo Modelo do BackOffice.rar’.