Como Fazer – Definição de períodos para movimentações Financeiras

Produto: Totvs Gestão Financeira Versão: 11.00 Processo de Negócio: Definição dos períodos para movimentações Financeiras. Processo do sistema: Períodos do RM Fluxus Sub-processo: Verificação/Configuração dos períodos no Totvs Gestão Financeira.

Introdução Para garantir segurança e controle das informações com relação aos períodos de movimentação, o TOTVS Gestão Financeira disponibiliza opções para definição por datas evitando que sejam inseridos lançamentos e/ou extratos em períodos fechados pela Contabilidade, por exemplo. As opções são: Período para emissão, Período para Baixa e Período para Inclusão e Fechamento do extrato. Citamos também o periodo para movimentações Contábeis. Desenvolvimento/Procedimento 1º - Período para Emissão de Lançamentos O período para emissão de Lançamentos é definido no Assistente de Implantação de Processos do aplicativo Financeiro, podendo ser definido de forma diferente para os Lançamentos A Pagar e Lançamentos A Receber. Ao acessar o Assistente, escolha qual período será verificado/alterado clicando no processo 02.01.01 – Manutenção de Lançamentos A Pagar ou no processo 02.02.01 – Manutenção de Lançamentos A Receber. O período para emissão está disponível na etapa Inclusão A Pagar ou Inclusão A Receber, de acordo com o processo escolhido. Ao definir um período de Datas neste parâmetro, será possível incluir e alterar apenas Lançamentos que tenham a Data de Emissão dentro do período estabelecido. Existe um parâmetro na etapa Inclusão do Assistente de Implantação, que é comum aos processos de Contas A Pagar e Contas A Receber, que permite a alteração de Lançamentos fora do período de emissão definido. Ativando esse parâmetro será possível alterar informações em Lançamentos já gravados na base de dados mesmo se a Data de Emissão destes estiver fora do Período para Emissão definido. 2º - Período para Baixa de Lançamentos Ao definir um período para Baixa, só será possível Baixar Lançamentos que tenham a Data de Baixa dentro do período estabelecido. O período para Baixa de Lançamentos é definido através do Assistente de Implantação de Processos do Gestão Financeira, sendo a parametrização comum para Baixa de Lançamentos A Pagar e A Receber. Ao acessar o Assistente, escolha a opção Baixa (processo 02.01.02 ou 02.02.02), clique em Avançar e na lista de Etapas que será apresentada, escolha a opção Baixa1/2. Da mesma forma que no Período para Emissão de Lançamentos, existe um parâmetro que permite a alteração de Lançamentos que foram Baixados em Datas fora do Período de Baixa estabelecido. Tal opção está no mesmo local onde é definido o Período para Baixa. 3º - Período para Inclusão e Fechamento de Extratos de Caixa Nos parâmetros relacionados ao Extrato de Caixa, pode-se definir um Período para inclusão de Extratos de Caixa e ainda, estabelecer uma data limite para movimentações através de Extratos. Para realizar tal configuração, acesse o Assistente de Implantação de processos, selecione o processo 02.03 – Controle Bancário, clique em Avançar e selecione a etapa referente ao Extrato de Caixa. Será apresentada uma parametrização referente a Datas, onde existirá uma opção para o Fechamento e outra para o Período de Inclusão de Extratos. Na primeira, se informa a data que será limite para alterações e movimentações no Extrato de Caixa. Qualquer inclusão ou alteração só poderá ser feita se a Data do Extrato for posterior a data informada neste parâmetro. Já na opção referente à Inclusão do Extrato, basta informar o período em que será possível realizar inclusões/movimentações através do Extrato de Caixa. Qualquer inclusão ou alteração será permitida desde que a Data do Extrato esteja dentro do período definido. Ressaltamos que no cadastro da Conta/Caixa também é possível definir um período para Inclusão de Extratos. Essa opção existe para que seja possível estabelecer períodos diferentes, de acordo com a Conta/Caixa desejada. O sistema valida primeiro o período definido no cadastro da Conta/Caixa, depois valida a informação definida no Assistente de Implantação de Processos.   4º - Períodos Contábeis: Preferencialmente deverá ser gerenciado por usuários responsáveis pela Contabilidade da empresa. Para as coligadas onde existe a integração contábil, deve-se também definir o período para inclusão/alteração/exclusão de dados contábeis nos Lançamentos gerados no Totvs Gestão Contábil. Esta definição pode ser realizada no Totvs Gestão Financeira ou no próprio aplicativo contábil. No Totvs Gestão Financeira, acesse o Assistente de Implantação de Processos em menu Opções | Parâmetros | RM Fluxus. Selecione o processo 02.05 – Integração Contábil e clique em Avançar, para que na lista de etapas, seja apresentado o sub-processo Lançamentos Contábeis. Ao clicar neste sub-processo, outras etapas serão apresentadas, dentre elas, a opção desejada, denominada Período Contábil. Já no Totvs Gestão Contábil, acesse o Assistente de Implantação de Processos em menu Opções | Parâmetros | RM Saldus, selecione o processo 01.02 – Lançamentos e clique em Avançar. Nas etapas que serão listadas, haverá a opção Período Contábil. Existe ainda um período contábil que é definido no cadastro do usuário no Totvs Gestão Contábil. Ele existe para os casos em que dentro do período já estabelecido no Assistente de Implantação de Processos, é necessário estabelecer períodos menores para alguns usuários. Para tanto, basta acessar o cadastro do usuário (menu Cadastros | Segurança | Usuários) e na aba RM Saldus definir o período desejado na opção Período para digitação de Lançamentos.