Dica – Codificação irregular no cadastro de Clientes/Fornecedores

Produto: TOTVS Gestão Financeira Versão: 11.20

Processo de Negocio: Codificação do Cadastro de Clientes/Fornecedores Processo do Sistema: Definição do Código do Cliente/Fornecedor

Subprocesso: Código do Cliente/Fornecedor

Sintoma Código do Cliente/Fornecedor com numeração desordenada no cadastro.

Causas Ao cadastrar um cliente/Fornecedor, não está sendo observada a informação do ultimo cliente ou Fornecedor já cadastrado e o código é informado sem nenhum critério. Exemplo: Máscara definida nos parâmetros (Assistente de Implantação de Processos, etapa 02.01 – Cliente/Fornecedor, campo “Mascara do Código”): L##### (L para letras e # para números). Esta máscara delimita controles, mas requer atenção ao se cadastrar um novo Cliente/Fornecedor.

Solução Ao cadastrar um novo cliente/Fornecedor, observar a informação do ultimo cadastrado e manter a seqüência. Se a sequencia dos códigos do cadastro de cliente/fornecedor não estiver regular, a forma mais simples para ajustar é listar todos os clientes e Fornecedores e ordená-los por CODIGO. Ao cadastrar um novo, utilizar os códigos ainda não utilizados para completar a sequencia. Repetir esse processo a cada inclusão de Cliente/Forencedor até que a sequencia fique totalmente regular.

Informações Adicionais A definição da máscara do cliente/fornecedor deverá ser feita na fase de implantação, pois a alteração da máscara com registros já cadastrados se trata de um processo complexo, que somente poderá ser feita por profissional com habilidades específicas e através do Banco de Dados. Existem várias opções para a codificação do cadastro e o sistema fornece informações para orientar o usuário no momento de se atribuir a máscara (Através do Assistente de Implantação de Processos, etapa 02.01 – Cliente/Fornecedor, campo “Mascara do Código”). Posicionando o cursor sobre o campo “Mascara do Código” serão exibidas todas as combinações possíveis para a definição da mesma. Desejando uma codificação seqüência (automática) no cadastro do cliente/fornecedor, defina a máscara para “Somente Números”. Esta operação deve ser realizada antes de iniciar a inserção de dados no cadastro de Clientes/Fornecedores. O sistema armazena o último código cadastrado tanto para cliente quanto para fornecedor. Portanto, é muito importante observar essa informação para manter a ordem do cadastro.              Exemplo: Cadastrando o F000313 = Fornecedor A Ao cadastrar o próximo será exibido o numero F000313 como sendo o ultimo Fornecedor cadastrado. Se for informado um numero qualquer, por exemplo F000913, o sistema irá exibir esse numero como sendo o ultimo ao incluir o próximo. Perceba que a sequencia não foi mantida.