| Processo de Negocio: Geração RAIS Processo do Sistema: Parametrização para gerar a RAIS |
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Introdução: Este roteiro visa demonstrar a parametrização que deve ser realizada, para a correta geração do arquivo RAIS. Obs.: Para a geração do RAIS será necessário a utilização da versão 22.0.0.70 ou superior do aplicativo RMFolha. Parametrização
ATENÇÃO! ANTES DE LIBERAR O MÊS DE JANEIRO [3.5.2], TIRE UM BACKUP DO SISTEMA PARA FUTUROS ACERTOS. SE ESSE PROCEDIMENTO NÃO FOR EXECUTADO, A EVENTUAL CORREÇÃO DOS RELATORIOS SERÁ IMPOSSIVEL!
1. Sistema 1.1 Eventos [2.4] Para que a RAIS seja emitida e gerada corretamente é importante que TODA a Tabela de Eventos esteja parametrizada devidamente com as corretas incidências. Todos os proventos a serem considerados como remuneração na RAIS, deverão ter o campo ‘RAIS’ marcado. Todos os descontos que estornam cálculo ou são dedutíveis de IRRF, serão deduzidos do total da remuneração.
OBS: O evento de Aviso-prévio indenizado CC62, não deve ter incidência em RAIS.
1.2 Períodos da Folha Para facilitar o preenchimento das informações necessárias para a geração da RAIS, o campo 'Ano Base da Rais' devera estar preenchido com 2010.
1.3 Seções [2.5] Em TODAS as seções deverão ser preenchidos os campos listados abaixo:
Código: Este campo é de fundamental importância, pois, o código da seção irá definir a quebra que será utilizada para gerar a RAIS. Assim, todos os CNPJ’s e CEI’s deverão ter um código de quebra principal. Este campo define a separação das informações por estabelecimento (Sub-arquivos). Descrição/Logradouro/Número/ Complemento/Cidade/Cód. Município/Bairro/Estado/CEP: Estes campos também deverão estar todos preenchidos corretamente, pois, irão para o arquivo gerado nos registro tipo “1” - Dados do Estabelecimento, este campo irá constar nas colunas 076 à 218. CNPJ/Inscr. INSS: Estes campos indicam a inscrição do Estabelecimento e estes são campos obrigatórios no cadastro das seções. Este campo irá constar nas colunas 007 a 020 do arquivo gerado (Registro tipo “1”). E-mail do Estabelecimento: Informe ao Sistema o e-mail do Estabelecimento. Este campo irá constar nas colunas 218 a 263 do arquivo gerado (Registro tipo “1”).
Ativ. Econom: Informe ao Sistema a atividade econômica do Estabelecimento (CNAE) . Este campo irá constar nas colunas 264 a 268 do arquivo gerado (Registro tipo “1”). Natureza Jurídica: Informe ao Sistema o código conforme a natureza jurídica da seção. Este campo ira constar nas colunas 269 à 272 do arquivo gerado (Registro tipo “1”). Nro. de proprietários: Informe ao Sistema o número de proprietários/sócios que exercem atividades no estabelecimento. Este campo irá constar nas colunas 273 a 274 do arquivo gerado (Registro tipo “1”). Novo endereço: Informe ao Sistema se o estabelecimento mudou de endereço no ano-base. Identif. pelo C.N.P. J: Informe ao Sistema se a Indentif. da seção é por CNPJ ou não. Este campo está diretamente ligado ao menu Opções/Parâmetros nos campos Código de quebra para CNPJ e Código de quebra para CEI. Prefixo: Este campo não é de preenchimento obrigatório; só deve ser preenchido quando o estabelecimento/entidade tiver que repetir o número do CNPJ, dentro do mesmo disquete para: a) fornecer as informações de seus empregados em grupos distintos; b) para declarar a vinculação da matrícula CEI de obra ao CNPJ da empresa. O estabelecimento deverá gerar um sub-arquivo para cada declaração, as quais serão diferenciadas pelo código de prefixo 01 para o 1º grupo ou 1ª obra, 02 para o 2º grupo ou 2ª obra, e assim por diante. Não informe o DV – Dígito Verificador do CNPJ neste campo.
Por exemplo: Prefixo 00 - todos os vínculos referentes ao setor financeiro da empresa. Prefixo 01 - todos os vínculos referentes ao setor operacional da empresa. Prefixo 02 - todos os vínculos referentes à obra A. Prefixo 03 - todos os vínculos referentes à obra B. Obs.: Caso um empregado possua efetivamente dois contratos com a empresa/entidade, com a mesma data de admissão, a forma correta de informar os dois vínculos do empregado é colocar em um prefixo 00 e outro 01. Caso este empregado não possua efetivamente, dois contratos com a empresa/entidade, as informações deste empregado ficarão duplicadas na base RAIS. Mês da data base: Informe ao Sistema o mês da data-base da categoria com maior número de empregados na empresa/entidade. Os Códigos válidos são: 01 (janeiro), 02 (fevereiro), 03 (março),..., 12 (dezembro). Este campo irá constar nas colunas 275 a 276 do arquivo gerado (Registro tipo “1”). Pessoa Física: Informe ao Sistema se a seção é de funcionários de natureza jurídica ou não. Esta informação irá refletir no tipo de Vínculo do funcionário.
1.3.1 Salário Mínimo [2.2.1] Verifique se o salário mínimo informando está correto.
1.3.2 Parâmetros Referentes ao PAT [2.5] Informe se o estabelecimento participa ou não do Programa de Alimentação do Trabalhador. Este campo irá constar no arquivo gerado (Registro tipo “1”).
Vínculos particip. PAT até 5 sal. mínimos: Informe o número de trabalhadores beneficiados pelo PAT que possuem faixa salarial de até 5 salários mínimos. Vínculos particip. PAT acima 5 sal. mínimos: Informe o número de trabalhadores beneficiados pelo PAT que possuem faixa salarial acima de 5 salários mínimos. Nos campos "Porcentagem Serviços Próprios”; "Porcentagem Administração Cozinha"; "Porcentagem Refeição Convênio"; "Porcentagem Refeição Transportada"; "Porcentagem Cesta Alimento" e "Porcentagem Alimentação Convênio", informe o percentual da(s) modalidade(s) utilizada(s) pela empresa, em relação ao número total de beneficiados (o percentual deve ser informado com um número inteiro, sem frações decimais.)
Exemplo de Fórmulas para ser utilizada em relatório do PAT: SE RC>SM*5 ENTAO 1 SENAO 0 FIMSE SE RC<=SM*5 ENTAO 1 SENAO 0 FIMSE
1.4 Verificação CBO [2.F] Neste o módulo, é necessário que todas as funções cadastradas tenham o C.B.O (Código Brasileiro de Ocupações) informado. Este campo irá contar no Registro tipo “2”.
1.5 Cadastro de Funcionários [1.1 ou 3.2] A seguir, os campos da ficha cadastral dos funcionários que deverão estar preenchidos devidamente: Campo 02 - NOME (Nome do funcionário sem ç(cedilha) ou qualquer tipo de acentuação gráfica). Campo 03 - SEÇÃO (O histórico de seção deverá estar preenchido com pelo menos a seção atual que o funcionário se encontra). Campo 04 - SITUAÇÃO (Em caso de funcionários demitidos/transferidos até 31/12/04, o Sistema irá buscar o código do desligamento e a data do mesmo). Campo 05 - FUNÇÃO (Conforme a última função cadastrada, o Sistema irá pegar o código do CBO do funcionário). Campo 06 - DT.ADMISSÃO (aparecerá no arquivo gerado no formato DD/MM/AA. Em casos de transferência deve-se apresentar no arquivo gerado a data da transferência para o novo local de trabalho). Campo 07 - TIPO FUNC. (Este campo irá influenciar para definir o vínculo do funcionário). Campo 08 - TIPO ADMISSÃO Campo 11 - # HORAS MÊS (Este campo junto com o Cod.Recebimento irá determinar o número de horas normais de trabalho do empregado por semana). Campo 12 - COD. RECEB. (Tipo de salário de acordo com o contrato de trabalho). Campo 13 - SALÁRIO MÊS (Salário contratual do último mês trabalhado no ano-base). Campo 14 - SALÁRIO HORA Campo 37 - DT.NASCIMENTO (aparecerá no arquivo gerado no formato DD/MM/AA). Campo 38 - PIS/PASEP (O preenchimento deste campo é obrigatório). Campo 39 - CPF Campo 40 - CART.TRABALHO Campo 41 - SÉRIE Campo 42 - SIT. FGTS Campo 43 - DT.OPÇÃO Campo 44 - SIT. RAIS Campo 45 - NACIONALIDADE/ANO CHEGADA
Tabela Nacionalidade
Campo 46 - GRAU INSTRUÇÃO Campo 47 - VÍNCULO (O preenchimento deste campo juntamente com o campo 07 - Tipo funcionário irá definir o vínculo do empregado com a empresa.
Atenção: Não é aconselhável alterar movimentações de meses liberados para ficha financeira dos funcionários. Isto poderá acarretar incompatibilidade dos dados apresentados aos funcionários e aos órgãos competentes como Previdência Social, Receita Federal, CEF, etc. (recolhimento de INSS, IRRF e FGTS respectivamente). 1.6 Informações de Afastamento: Os afastamentos informados nos cadastros dos funcionários são considerados na geração da RAIS. Estes afastamento são informados no RM Folha no campo 4 do cadastro.
Obs.: Alguns afastamentos não são considerados na RAIS, caso o usuário queira informar estes afastamentos na RAIS (responsabilidade do usuário), ele deve associar estes a algum tipo de afastamento válido no momento da geração da RAIS.
Afastamento – No caso de empregado/servidor afastado por mais de um motivo no ano- base, informar o motivo correspondente a cada afastamento, conforme abaixo:
Motivos de afastamentos do empregado/servidor durante o ano-base
10. Acidente do trabalho típico (que ocorre no exercício de atividades profissionais a serviço da empresa). 20. Acidente do trabalho de trajeto (ocorrido no trajeto residência-trabalho-residência). 30. Doença relacionada ao trabalho. 40. Doença não relacionada ao trabalho. 50. Licença-maternidade e licença-paternidade. 60. Serviço militar obrigatório. 70. Licença sem vencimento/remuneração.
Caso haja mais de três afastamentos, relacionar os de maior duração. O início do afastamento é contado a partir do primeiro dia não trabalhado.
Atenção!
1.7 Verificação e Geração da RAIS
1.7.1 Listagem da Rais para verificação [6.1] Através dessa opção, o Sistema irá consistir os dados cadastrais dos funcionários que irão para RAIS e o usuário poderá utilizar o relatório para conferir os valores apresentados da RAIS dos funcionários. Caso exista alguma inconsistência, o Sistema irá indicar qual o campo e em que a linha estará o erro apresentando a palavra “Erro”. O Sistema também irá consistir os campos e o código de quebra do Cadastro de Seções (2.5) no momento de gerar o relatório. São apurados e emitidos mês a mês os valores que são apresentados em cada campo da RAIS. É importante ressaltar que a tabela de eventos deverá estar devidamente parametrizada para que os valores sejam impressos corretamente.
Código de quebra: Para as empresas que utilizam identificação por CNPJ ou CEI deverá ser informado o mesmo código de quebra informado no campo Código de Quebra do CNPJ ou Código de Quebra do CEI no módulo 7.4.2. Ordem de PIS: Informe ao Sistema “S” para que o relatório seja emitido por ordem de PIS. Caso contrário será emitido de acordo com a ordenação definida no campo 6 (Ordem alfabética(ou por chapa)) do módulo [7.4.2] Operação do sistema em geral. Somente funcionários com ERROS: Informe ao Sistema se deseja emitir somente os funcionários em que foram detectados erros ou inconsistências em seus dados. Média de comissão com correção: Informe ao Sistema se deseja corrigir a média de comissão somente para funcionários comissionistas. Em caso afirmativo, o Sistema solicitará que seja informado o número da tabela de correção. Obs.: Para maiores informações sobre o preenchimento dos campos no módulo [6.1] pressione ‘F1’ e acione o HELP do aplicativo.
1.7.2 Gerar R.A.I.S em arquivo [6.5]
Atenção! A RAIS não será emitida enquanto todos os erros não forem corrigidos.
Atenção! É recomendável antes de emitir a RAIS, primeiramente, gerar a RAIS para verificação no módulo [6.1], a fim de permitir a correção prévia de eventuais erros.
Código de quebra: Para as empresas que utilizam identificação por CNPJ ou CEI deverá ser informado o mesmo código de quebra informado no campo Código de Quebra do CNPJ ou Código de Quebra do CEI no módulo 7.4.2. Drive (A a Z): Selecione o drive no qual deverá ser gerado o arquivo da RAIS. Indicador de Retificação: Quando houver necessidade de emitir RAIS retificando dados do funcionário, será informado no arquivo, no devido campo, que se trata de uma retificação do arquivo anterior. Data da Retificação: Este campo será habilitado somente se no parâmetro acima for informado que é uma retificação. Deverá ser preenchido pelo usuário com a data da retificação para ser informada no arquivo que será retificado. Fórmulas de cálculo:
- Fórmula das horas semanais: Informe ao Sistema a fórmula das horas semanais caso o usuário não concorde com o cálculo interno do Sistema (número de horas normais do campo 11 da ficha cadastral do funcionário / 5 semanas). Esta fórmula deverá retornar válido (inteiro de 2 dígitos). Caso contrário, o Sistema irá considerar o cálculo interno. - Fórmula salário contratual: Quando for necessário informar o salário do funcionário diferente do valor informado no campo 13 do cadastro ou do mínimo garantido informado no sindicato, poderá ser informada uma fórmula que retorne o valor desejado. Caso a "Fórmula salário contratual" não seja informada ou retorne zero, o RMFOLHA irá considerar o valor salário do funcionário pois a RAIS não permite valores de salários zerados. Dados do responsável: Nome, Endereço, Nº, Complemento, Bairro, Cidade, Código Município, Estado e CEP. Obs.: Na geração do arquivo texto o sistema automaticamente fará substituições de caracteres acentuados pelos caracteres simples, pois algumas validações de arquivos textos exigem que os arquivos não contenham caracteres especiais. MOTIVOS DE AFASTAMENTO A SEREM SUBSTITUIDOS Preencha os campos abaixo com os motivos de afastamento válidos de acordo com janela auxiliar. Caso não seja informado um novo motivo, o sistema não ira considerá-los como afastamento.
DADOS DAS VERBAS RESCISÓRIAS
Referência do(s) evento(s) hora extra: Informar os eventos pagos a título de Horas Extras para aqueles funcionários que trabalham com banco de horas e somente estão tendo seu saldo de horas revertido em valores, pelo fato de estarem sendo demitidos. Obs.: O evento referente ao saldo de banco de horas não pode incidir em RAIS. O motivo é diferenciar na seguinte situação, por exemplo: “O evento de Hora-Extra normal no movimento de funcionários ativos e demitidos que não utilizam banco de horas do evento de hora-extra de saldo de banco de horas no funcionário demitido que utiliza banco de horas.” Referência do(s) evento(s) gratificação: Espaço destinado à informação de todo e quaisquer eventos pagos, a título de Gratificação, junto a verbas rescisórias. Tais eventos devem ser lançados única e exclusivamente em Rescisões, conforme o próprio nome da Sub Aba sugere. Um evento que, além de gratificação na rescisão, rotineiramente ou esporadicamente vier a ser informado como Evento de Folha Mensal, não deve ser considerado neste campo. Campos Complementares
Neste campo o usuário terá que informar a quantidade de competências que ocorreram os determinados fatos geradores. Esta informação será alimentada via Campos Complementares a serem criados no Cadastro dos Funcionários. Caso não haja informação nos Campos Complementares o sistema procederá à contagem das competências de acordo com as informações abaixo: Horas Extras Funcionário com demissão na Competência 06/2005. Empresas que trabalham com Banco de Horas somente, ou Banco de Horas e Horas Extras, deverão informar para aqueles empregados demitidos que trabalham com o regime de Banco de Horas e venham a ter o Saldo desde Banco pago em Rescisão a quantidade de Competências em que o Funcionário levou para acumular tal Saldo. Funcionário demitido em 06/2005, mas tenha acumulado Horas Extras em seu Banco em apenas 03 meses, neste caso o Campo Complementar deverá ser alimentado com o número 03, que seria a quantidade de competências com acumulo de horas extras. Posteriormente a criação e manutenção do campo, ao gerar a RAIS informar o código do campo complementar no campo destinado às Horas Extras. Caso não seja informado nenhum campo complementar, o sistema contará as competências entre Janeiro de 2005 e a competência de Demissão, neste exemplo, Junho de 2005. Dissídio Coletivo Funcionário com demissão na Competência 06/2005. Em competência posterior a demissão foi calculada uma Rescisão Complementar por Dissídio. O usuário deverá criar um Campo Complementar visando alocar o valor do número de meses que ocorreu o fato gerador deste Dissídio pago em Rescisão Complementar. Exemplo: Com Dissídio retroativo a 04/2005, o valor a ser informado no Campo Complementar seria 03 – Abril, Maio e Junho. Havendo Rescisão Complementar por dissídio (com evento de C.C. 96 sem incidência em INSS) e o usuário não informar o valor do número de meses o sistema levará para RAIS a informação de 01 Competência. Gratificação Mesma situação da Quantidade de Competências para o Dissídio, citado no item acima. Neste campo deve estar o campo complementar criado para conter a quantidade de meses em que ocorreu o fato gerador da gratificação paga em rescisão Após ter criado o campo complementar o mesmo deve ter o valor informado no cadastro do funcionário demitido que teve em sua ficha financeira gratificação paga em rescisão, o valor a ser informado é o número de meses que ocorreu o fato gerador desta gratificação paga em rescisão. Havendo Rescisão Complementar por dissídio (com evento de C.C. 96 sem incidência em INSS) e o usuário não informar o valor do número de meses o sistema levará para RAIS a informação de 01 Competência INFORMAÇÕES SINDICAIS FUNCIONÁRIO Neste campo o usuário deverá informar o CNPJ das Entidades Sindicais (Contrib. Associativa 1 e 2, Assistencial, Sindical e Confederativa), vinculadas ao Funcionário, e os valores recolhidos de cada Funcionário. O preenchimento destes campos somente é realizado a partir de Campos Complementares, uma para cada tipo de Contribuição. Recomenda-se o Campo Complementar ser Alfanumérico de tamanho 18 e o inerente aos valores descontados de cada contribuição ser do tipo Real e com tamanho mínimo de 8 caracteres. Para o campo complementar de valor, recomenda-se também informar o default como -1, pois, desta forma caso nada seja informado o sistema realizará seu cálculo default sobre os valores dos eventos lançados no movimento. Caso não sejam informados os Campos Complementares do CNPJ dos Sindicatos para Contribuição Assistência e Confederativa, o sistema acatará o CNPJ do sindicato do Funcionário. Para as Contribuições Sindical e Associativa, caso não haja a informação dos Campos Complementares o sistema não levará valor alguma para a RAIS. Observação a ser considerada: • O valor da contribuição sindical é obrigatório, caso não seja incluído o campo complementar referente a este valor será considerado o evento de desconto com código de cálculo 12 - Contribuição Sindical. • Tal aba foi criada para o tratamento de exceções, ou seja, caso o cliente tenha algum Profissional Liberal, por exemplo, que não tenha o desconto da contribuição ou o sindicato para qual o mesmo contribui cadastrado no RM Folha, o cliente deverá se valer dos campos complementares, caso contrário, não há necessidade de utilizar tais campos, uma vez que o sistema buscará automaticamente o Sindicato em que os Funcionários estejam alocados e o valor dos Eventos de Contribuição informados na Aba Contribuições – Sindicato. CAMPO COMPL.COD.MUNICÍPIO (LOCAL DE TRABALHO) Trabalhando com Tomador de Serviço este campo será utilizado. Este campo somente deve ser preenchido, caso o empregado/servidor preste seus serviços fora do município do declarante, devendo ser indicado o código do município a partir da informação presente em Campo Complementar a ser criado e alimentado pelo cliente. Caso o Empregado não esteja alocado fora do Município da Empresa, nada deve ser declarado. EVENTOS ADICIONAIS PARA CALC.HORAS TRABALHADAS A partir das informações desta aba o sistema preencherá o campo Horas Efetivamente Trabalhadas da RAIS. Aqui o cliente deverá informar os eventos de Horas Extras pagos no Movimento Mensal dos seus Funcionários. Conforme Manual da RAIS Ano Base 2005, o Repouso Semanal em hipótese alguma deve ser contato como Horas Efetivamente Trabalhadas, sendo assim, para aqueles clientes que pagam o Evento de Horas Normais – C.C. 1 – ou Dias Trabalhados – C.C. 2 – já com o D.S.R. agregado a estes eventos (Com Referência 220:00h ou 30 Dias). Para os clientes que separam a Referência do D.S.R. das Horas Normais ou Dias Trabalhados, basta não informar o evento de Repouso nesta aba. 1. Vale lembrar que a quantidade de horas efetivamente trabalhadas nos meses de férias será considerada da seguinte forma: - Férias integrais durante o mês: Será informada a jornada do cadastro - Férias Partidas: Quantidade de horas de acordo com o CC 1 e CC 2. 2. Independentemente da quantidade de dias que o empregado ficou afastado, no mês, não deve haver informação das “horas efetivamente trabalhadas”. Fonte: http://www.rais.gov.br/esclarecimentos.asp#Esclarecimentos 3. Os eventos de desconto de contribuição associativa, contribuição assistencial e contribuição confederativa não devem ter CC 12. Apenas o evento de contribuição sindical deve ter o CC 12. CAMPO COMPLEMENTAR FUNCIONARIO SINDICALIZADO
Deverá ser informado o campo complementar que indica se o funcionário é sindicalizado ou não. O campo complementar deverá ser criado com tipo Alfanumérico de tamanho 1. Nele deve constar o valor 1 - Sindicalizado ou 2 - Não sindicalizado, caso não seja informado, o sistema levará com default 2 - Não. Esse valor será levado para o registro 2 do arquivo da RAIS. Considerações importantes: 1) Quando um campo complementar do tipo inteiro/ real não for preenchido, ou seja, estiver com valor igual a zero no cadastro do funcionário, o arquivo da RAIS será criado com o valor calculado pelo sistema. Quando o campo complementar estiver preenchido com um valor diferente de zero, o valor do campo complementar será levado para o arquivo da RAIS. Caso o valor calculado pelo sistema seja diferente de zero e seja necessário gerar o arquivo da RAIS com o valor igual a zero, o campo complementar deverá ser preenchido com o valor igual a -1 (menos 1). 2) Quando não for informado um campo complementar para a quantidade de competências dos eventos e for encontrado algum evento dos informados na nos campos de referencia dos eventos na ficha financeira, o sistema irá levar para o arquivo o mês de competência 1. 3) O sistema passou a considerar os eventos com códigos de cálculo 146 e 147 (Férias em dobro), na emissão e geração do arquivo da RAIS. INFORMAÇÖES SINDICAIS PATRONAIS As informações a seguir deverão ser preenchidas nas seções centralizadoras de CNPJ e serão levadas para o registro tipo “1”.
Obs.: Para maiores informações sobre o preenchimento dos campos no módulo [6.5] pressione ‘F1’ e acione o HELP do aplicativo. 1.8. Listagem da RAIS Formulário Próprio [6.2] O formulário da RAIS deve ser obrigatoriamente, preenchido a máquina de datilografia, em duas vias conforme modelo dos anexos IV e V. Neste módulo, o usuário poderá imprimir a RAIS para efeitos de conferência. A listagem será emitida com sete funcionários por página, já que não será mais permitida a impressão do formulário pelo Sistema. Todos os campos citados no item 4.2.8 terão o mesmo significado para este módulo. Atenção! A RAIS não será emitida enquanto todos os erros não forem corrigidos.
1.9. Verificação da base de dados [7.V]
Durante as liberações de competência, o Sistema RM FOLHA trimestralmente processa automaticamente a verificação da base de dados. Sempre que forem detectados que forem detectados erros (VERIFICA.ERR), o usuário deverá corrigir estes erros e proceder uma nova verificação da base de dados. Este módulo é muito importante, pois, evita eventuais erros e inconsistências durante o processamento das rotinas de cálculos do Sistema. |
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