Como Fazer – TOTVS Gestão Contábil - Amarração de Lançamentos

Produto: TOTVS Gestão Contábil                                                                                          Versão: 11.20

Processo: Amarração de Lançamentos – Novo Modelo Backoffice

Subprocesso:

 

Introdução

O processo de Amarração de Lançamentos permite que sejam criadas regras de permissões ou restrições de inclusões de lançamentos/partidas no sistema. Ou seja, o usuário pode definir que tipo de lançamento/partida será permitido e os que não serão permitidos no sistema.

Exemplo:

Pode-se criar uma regra de amarração de lançamentos para restringir que sejam incluídas partidas no sistema que possuem contas patrimoniais com centros de custos, ou seja, somente contas de resultado permitirão a informação de centro de custo na partida contábil.

 

Desenvolvimento/Procedimento

 

Citaremos abaixo os passos para criação da amarração de lançamentos no Totvs Gestão Contábil:

 

1. Para criar uma amarração de lançamentos no Totvs Gestão Contábil, temos que acessar o menu “Cadastros / Amarração de Lançamentos”.

 

• Inicialmente o sistema irá solicitar a criação de um filtro. Sugerimos o filtro “Todos” com a seguinte informação: CODIGO IS NOT NULL.

 

• Após a criação do filtro, estaremos incluindo a amarração de lançamento. Inicialmente temos que informar apenas o código e uma descrição para esta amarração de lançamentos. Esta descrição será a mesma usada na mensagem que será mostrada para o usuário quando uma restrição é violada.

 

• Na pasta “Identificação” podemos informar as seguintes situações:

 

• Podemos vincular esta amarração a um determinado usuário. Desta forma esta amarração será valida apenas para este usuário. Se não for informado nenhum usuário, esta amarração será valida para todos os usuários.

 

• Se a opção “Permite Lançamento” estiver habilitada, o lançamento/partida será incluído se não violar as informações desta amarração. Caso esteja desabilitada, caso o lançamento/partida a ser incluído viole esta amarração, o mesmo não será incluído no sistema.

 

• Se a opção “Regra Ativa” estiver habilitada, esta amarração estará ativa no sistema. Assim qualquer situação que viole esta amarração será informada para o usuário. Caso esteja desabilitado, mesmo com a amarração cadastrada no sistema a mesma não influenciará na inclusão das informações.

 

• Na pasta “Filtros Gerais” podemos informar as seguintes situações:

 

• Podemos Informar um intervalo de data. Caso um lançamento/partida seja incluído e esteja dentro deste período e a regra esteja ativa, o sistema irá verificar se o lançamento/partida pode ou não ser incluído.

 

• Podemos informar também um documento na amarração de lançamento. Caso um lançamento/partida seja incluído com este documento e a regra esteja ativa, o sistema irá verificar se o lançamento/partida pode ou não ser incluído.

 

• Podemos informar também um valor e/ou um valor em 2º moeda na amarração de lançamento. Caso um lançamento/partida seja incluído com esta informação e a regra esteja ativa, o sistema irá verificar se o lançamento pode ou não ser incluído.

 

• O sistema permite também que algumas informações sejam filtradas. Estas informações são: Centros de Custo, Filial / Departamento e Histórico Padrão. Em cada um dos filtros informados, poderemos informar mais de um registro. Por exemplo: Podemos informar um ou mais centros de custos na amarração de lançamentos.

 

• Na pasta “Filtros de Contas” podemos informar as seguintes situações:

 

• Informações de rateios a débito ou a crédito. Nestes filtros de débito e crédito poderemos informar um intervalo de contas. Caso um lançamento/partida seja incluído com estas contas gerenciais a débito e a crédito e a regra esteja ativa, o sistema irá verificar se o lançamento pode ou não ser incluído.

 

• Informações de contas contábeis a débito ou a crédito. Nestes filtros de débito e crédito poderemos informar um intervalo de contas. Caso um lançamento seja incluído com estas contas contábeis a débito e a crédito e a regra esteja ativa, o sistema irá verificar se o lançamento pode ou não ser incluído.

 

• Informações de “contra-partidas”. Neste filtro poderemos informar um intervalo de contas. Caso um lançamento seja incluído com alguma conta contábil no campo de “contra-partida” e a regra esteja ativa, o sistema irá verificar se o lançamento pode ou não ser incluído.

 

Informações Adicionais

 

A amarração de lançamentos irá funcionar apenas se o parâmetro ‘Usa regra de inclusão de Lançamentos’ estiver habilitado. Para verificar esta situação acesse o menu “Opções / Parâmetros / RM Saldus”. Avance a primeira tela e na segunda tela selecione a opção “01.02 – Lançamentos / 01.02.01 – Manutenção de Lançamentos” e avance. Na próxima tela selecione a opção “Lançamento Contábil 1/2”.

Sugerimos para que sempre que uma amarração de lançamentos for criada para restringir lançamentos/partidas em determinada conta contábil , seja cadastrada uma amarração para barrar os lançamentos/partidas à débito e outra amarração para barrar lançamentos/partidas à crédito.

Por exemplo:

O responsável pela contabilidade deseja que a conta 1.1.1.1.001 seja desativada e não receba mais lançamentos/partidas. Desta forma se criamos somente uma amarração com esta conta contábil informada no filtro de Débito e também no Filtro de Crédito com a opção “Permitir Lançamentos” desmarcada”, a mesma não irá funcionar, pois uma partida contábil não pode ter em um mesmo registro (lançamento de 1ª Fórmula) mesma conta contábil no débito e crédito, .

Com isto quando o usuário incluir por exemplo uma partida que possui o débito = 1.1.1.1.001 e na mesma partida o crédito =2.1.1.1.001 o sistema irá permitir, pois a amarração foi feita informando o filtro de débito e crédito na mesma amarração, assim amarração não atenderá a necessidade.

 

Simulação de um cadastro para atender a situação acima, ou seja, cadastro de uma amarração para não permitir nenhum lançamentos/partidas quando a conta contábil for de código ‘1.1.1.1.001’:

 

A estrutura deve ser criada da seguinte maneira:

 

Uma Amarração para barrar os lançamentos/partidas à Débito:

Uma Amarração para barrar os lançamentos/partidas à Crédito:

Desta forma ao tentar salvar um lançamento/partida que possui o débito ou um lançamento/partida que possui o crédito com a conta contábil ‘1.1.1.1.001’ o sistema apresentará a seguinte mensagem:

 

2º Exemplo de uma Amarração que também pode ser feita no sistema.

Responsável pela contabilidade deseja barrar lançamentos/partidas na conta 1.1.1.1.001 quando a filial fôr igual a 1.

A estrutura deve ser cadastrada da seguinte maneira:

 

Amarração a Débito:

 

Amarração a Crédito:

 

Desta forma ao incluir um lançamento/partida no Totvs Gestão Contábil que viole esta regra, o sistema irá apresentar as seguintes mensagens:

Observação: A filial é vinculada ao departamento. Assim se o lançamento/partida for incluído sem departamento, a regra não será consistida porque a amarração de lançamento vai considerar a filial e os departamentos que estão vinculados a esta filial. Para bloquear lançamentos/partidas somente em filiais sem considerar departamentos, sugerimos a criação de fórmulas para serem usadas como regra de inclusão de lançamentos/partidas.

Dúvidas sobre algum campo do processo favor consultar o help utilizando a tecla F1.