Boletim Técnico – Migração Preferências de Usuário

 

Produto: TOTVS Gestão Financeira Versão: 11.81.10

Processo de Negócio:  Utilitários

Processo do Sistema: Preferências de Usuário

Introdução

Disponível no Menu Utilitários as Preferências de Usuário. Este Menu permitirá algumas opções de customização das telas e processos mais acessados do TOTVS Gestão Financeira.

Desenvolvimento/Procedimento

Acessar Utilitários / Preferências de Usuário, a tela é dividida nos submenus: Extrato, Lançamento, Baixa e Filtro do RM Classis com suas respecticas opções de customização.

EXTRATO

· Guardar dados referentes à custódia da tela de cheque: Ao marcar esta opção, o sistema irá respeitar e armazenar os dados preenchidos na última Custódia de Cheque realizada. Tanto para FILIAL ou para BANCO.

· Guardar variável do nominal do cheque a receber: O sistema irá respeitar o último nominal preenchido e irá trazê-lo para o novo cheque recebido.

· Guardar variável do nominal do cheque a pagar: O sistema irá respeitar o último nominal preenchido e irá trazê-lo para o novo cheque emitido.

LANÇAMENTO

· Descrição do Cliente/Fornecedor: Na descrição do Cliente/Fornecedor, o usuário poderá optar pela opção da exibição do Nome, ou do Nome Fantasia. (Sessão de Caixa).

· Guardar dados da Tela de Lançamento Padrão: As opções selecionadas na última geração de Lançamento Padrão serão armazenadas para os próximos lançamentos gerados por este processo: Quantidade, Intervalo de Vencimento e Emissão, Taxa Embutida de Capitalização, Gerar Segundo Número Sequencialmente, Gerar Número do Doc de acordo com as opções, Numero Base, Separador, Parcela Inicial, Não gerar lançamentos a cada X ocorrências e Histórico.

· Marcar impressora de cheques ao imprimir cheques: O sistema irá respeitar os últimos dados da impressão de Cheques utilizado no sistema.

BAIXA

· Salvar a última Conta / Caixa utilizada na emissão de cheques: Ao emitir um cheque, o sistema irá respeitar a última Conta/Caixa utilizada no processo.

FILTROS DO RM CLASSIS

· Ao marcar a opção “Filtrar por dados do RM CLASSIS na visão de lançamentos, o usuário terá a opção de filtrar por dados dos aplicativos RM Classis Ensino Superior, RM Classis Ensino Básico ou Classis.Net durante a sessão de módulo de caixa.

Informações adicionais

O sistema irá respeitar as informações das Preferências de Usuário, sem que seja preciso o Logoff – Login da aplicação para a sua utilização. As alterações irão passar a valer assim que o Usuário clicar em Salvar.

Boletim Técnico - Evento Contábil de Baixa

 

Produto	:	RM Gestão Patrimonial 11.50
Processo	:	Evento Contábil de Baixa
Subprocesso	:	RM Gestão Patrimonial
Data da publicação	:	02/08/2012

Na conversão das tabelas do TOTVS Gestão Patrimonial para a versão 11.50 ou superiores, o sistema já cria o evento contábil de Baixa e vincula o mesmo aos grupos de Patrimônios existentes na coligada. Com isto, o trabalho do responsável pelo sistema será de revisar os eventos que foram convertidos. Se desejado poderá alterar o evento para contabilizar de acordo com a necessidade da empresa.

No Bonum.NET todas as contabilizações são feitas utilizando eventos contábeis. O recurso de eventos contábeis permite maior flexibilidade na definição das contabilizações existentes no sistema. Para cada processo será necessário criar um tipo de evento.

Exemplo: Precisaremos criar um evento de aquisição, um evento para baixas, acréscimos, depreciações etc.

Cada empresa pode parametrizar os seus eventos para contabilizar as operações de acordo com as contas desejadas, portanto a contabilização ficará bem flexível e permitirá que cada empresa monte seus eventos de acordo com seus processos internos de contabilização.

Este documento tem o objetivo de explicar o funcionamento do evento contábil de Baixa padrão que é disponibilizado a partir da versão 11.50 ou superiores.

Antes de citarmos os campos e itens do evento contábil de Baixa, vamos apresentar o conceito sobre o processo de Baixa dentro do sistema.

A baixa de um patrimônio pode ser realizada por vários motivos. Ex: Vamos supor que a empresa adquiriu um veículo e depois de certo tempo o mesmo foi roubado. Então a empresa precisará retirar o registro deste veículo da sua contabilidade, assim deverá realizar uma baixa deste ativo imobilizado, esta baixa é considerada uma operação patrimonial. As baixas também podem ocorrer por venda, obsolescência, etc.

O grupo de ativo imobilizado das empresas são os bens tangíveis que a empresa possui e utiliza para desempenhar suas atividades. Estes patrimônios sofrem desgaste pelo uso, tempo, obsolescência, etc.

Desenvolvimento/Procedimento A seguir vamos apresentar as pastas/campos existentes em um evento e a configuração do evento de Baixa:

1- Pasta - Identificação: Na pasta de Identificação de um evento são apresentados os seguintes campos: Processo: Neste campo é informado o processo que corresponde o evento, em nosso exemplo o processo é “Ocorrência - Baixa”. Inativo – Quando esta opção estiver marcada o evento contábil estará inativo e não poderá ser utilizado nas contabilizações. Número: Corresponde ao número do evento. Nome: Corresponde ao nome do evento. Calcular valor a partir de: Define como o valor dos itens contábeis será calculado, podendo ser através de fórmula ou percentual. Estes dois itens serão informados posteriormente nos itens do Evento Contábil Fórmula: O evento pode possuir uma fórmula para cálculo dos valores. OBS: Na versão 11.50 os eventos não são calculados por fórmula. Percentual: O evento pode ser calculado por percentual. Ex: No evento de Baixa, ao incluir um item do evento deve ser definido o valor da Baixa, deste valor o usuário informa qual percentual irá contabilizar. Lembrando que os itens à débito e à crédito devem sempre fechar. Buscar Filial/Depto em: Neste campo deve ser informado de onde deseja-se buscar os dados de filial e departamento. Se fôr informado a opção “Evento Contábil”, ao contabilizar o processo, o sistema irá verificar em cada item do evento dentro da pasta “Dados Complementares”, a filial e Depto informados. Se fôr informada a opção “Default Contábil”, na contabilização do processo, o sistema irá verificar a filial e departamento que estão informadas nos default’s das tabelas que estão sendo utilizadas nos itens do evento contábil. Buscar Centro de Custo em: Da mesma maneira que os dados de filial e departamento, deve ser informado onde os dados de centro de custo serão buscados para que sejam informados na contabilização. Importante: O Evento Contábil tentar buscar Filial/Departamento ou Centro de Custo conforme a ordem definida (para mudar ordem utilize as setas). Exemplo C. Custo: - Ordem parametrizada 1º Patrimônio - Se não achar no Patrimônio tenta achar no Evento Contábil 2º Evento Contábil - Se não achar no Evento Contábil tenta achar no Default Contábil 3º Default Contábil - Se não achar no Default fica sem centro de custo Aplicar Centro de Custo em: Define em qual dos itens (Débito ou Crédito) o centro de custo será preenchido. Algumas empresas não informam centros de custos em determinadas contas, então deve-se informar neste campo em quais contas a informação será gerada. Agrupa Partida Contábil: Marcando esta opção, se os itens do evento (contas contábeis) possuírem mesma conta, centro de custo, filial, departamento e histórico padrão, os itens são agrupados gerando somente uma partida contábil. Atenção: O evento contábil sempre irá gerar partidas à débito e partidas à crédito, não existe mais a opção de gerar em uma única partida o débito e crédito nos módulos de origem. Se o usuário desejar agrupar as partidas/Lançamentos em uma única linha, o agrupamento deve ser feito pelo módulo contábil no processo de “Agrupamento de Lançamentos”. 2 – Pasta – Itens do Evento Contábil O item de evento representa a parametrização identificando de onde virão as informações contábeis que irão compor o lançamento contábil. Cada item pode ser responsável em gerar uma ou mais Partidas do lançamento contábil. Nos itens de um evento são apresentados os seguintes campos: Aplicar: Define a origem das informações que serão processadas por este item de evento, ou seja, quando o evento for processar este item a informação virá do contexto do item informado no campo “Aplicar”. Origem da Conta: Especifica qual é a origem da conta que será preenchida na Partida do Lançamento Contábil. Tabela Default: As partidas serão carregas conforme o cadastro do default informado. Informar Conta: A partida será gerada com a conta informada pelo usuário no item de evento. Buscar Default: Define onde o item de evento vai buscar as informações contábeis que irá compor o lançamento/partida contábil. Cada item listado nesta opção possui em seu cadastro a opção default contábil, é neste default contábil que o evento busca as informações. Opções disponíveis para: -Filial -Centro de Custo -Departamento -Localização - Grupo de Patrimônio - Cenário Patrimônio - Conta do Processo de Contabilização Classificação do Centro Custo: A classificação do Centro de Custo funciona como um filtro aplicado sobre o centro de custo informado nos defaults contábeis a ser carregado (parametrizado no tópico acima). Exemplo: Se você informar no item de evento uma classificação “02 - Administrativo”, o evento contábil somente irá carregar do default contábil as partidas que tiverem o centro custo com a classificação “02 - Administrativo”. Classificação Conta: A Classificação da conta funciona igual à Classificação por Centro de Custo, ou seja, como um filtro, pois neste caso somente serão carregados do default contábil as Partidas que tiverem com a mesma classificação informada nos itens do evento contábil. Valor/Fórmula: Identifica a origem do valor que ira ser aplicado nas Partidas a ser gerada. Percentual: Percentual a ser aplicado no valor identificado no campo “Valor”. Itens Gerenciais Os itens gerenciais correspondem a parametrização para o preenchimento do rateio das Partidas contábeis geradas pelo item de evento, isto quando a conta identificada exigir rateio. Origem Conta: Específica à origem da conta gerencial a ser preenchida no rateio da Partida contábil processada pelo evento contábil. Opções disponíveis: Tabela Default: Esta opção permite que a conta gerencial venha da tabela default a serem identificados no item gerencial, neste caso os cadastros a ser listado possui um campo chamado “Conta Gerencial” de onde o evento irá pegar. Informar Conta O usuário informa a conta a ser gerada no rateio da Partida Contábil. Contabilidade (Rateio default da conta contábil): O evento contábil busca o rateio informado no cadastro da conta contábil, lembrando que não obrigatório ter este rateio na contabilidade. Default Contábil: O evento busca a conta gerencial do default contábil informado no item de evento. Lembrando que esta opção somente poderá ser selecionada se a opção informar conta no item de evento for igual a “Tabela Default” de Centro Custo ou Departamento: Aplicar em: Identifica de qual contexto o evento contábil deverá identificar a informação para carregar a conta gerencial. Descrição e Percentual: Disponível somente para opção “Tabela Default” e “Informar Conta”. Pode ser informado uma descrição para o item gerencial e qual percentual será aplicado 3 – Pasta - Identificação do Evento de Baixa No evento de Baixa, a filial/depto e centro de custo estão configurados para buscar as informações no Patrimônio e aplicar o centro de custo nas contas à débito e à crédito. 4 –Pasta - Itens do Evento de Baixa Os itens de eventos de baixa no campo "Aplicar" possuem as seguintes opções: Baixa (Valor Patrimonial) Baixa (Depreciação Acumulada) Apuração da Perda Apuração do Ganho Baixa (Valor Patrimonial) - os itens que possuem esta opção irão efetuar a contabilização da baixa do valor do Patrimônio. Ex: Vamos supor que o Veículo no momento da baixa possua o valor de R$ 20.000,00. Então os itens à débito e à crédito com esta opção irão contabilizar este valor na baixa. Ex: Débito - Conta da baixa de ativo imobilizado - valor=20.000,00 Crédito - Conta de Veículos - valor=20.000,00 Nos itens de eventos padrões preenchidos com o campo Aplicar = “Baixa (Valor Patrimonial)”, o item à débito está configurado para buscar a conta do processo de contabilização. O item à débito em nosso exemplo é a conta de baixa do ativo imobilizado. Já o item à crédito está configurado para buscar a conta que possui a classificação “PATRIMONIO” que está informada no default de crédito do Grupo de Patrimônio. Ao baixar o patrimônio o sistema verifica qual o Grupo de Patrimônio do mesmo e buscará o default contábil conforme configurado. Estes itens possuem o valor preenchido com “Valor da Baixa”. Atenção: A conta contábil da baixa de ativo imobilizado no evento padrão está configurada para ser buscada do processo, pois na conversão da base não havia como identificar qual seria a conta de baixa utilizada pelas empresas. O responsável poderá alterar o evento deixando a conta de baixa do ativo imobilizado fixa no mesmo. Baixa (Depreciação Acumulada) - os itens que possuem esta opção irão efetuar a contabilização do valor de depreciação acumulada do Patrimônio, existente no momento da baixa. Ex: Vamos supor que o Veículo X no momento da baixa possua o valor de depreciação acumulada no valor de R$ 10.000,00. Então os itens à débito e à crédito com esta opção irão contabilizar este valor na baixa. Explicação sobre a depreciação acumulada: Ex: Após adquirir um veículo o mesmo sofre depreciação mensal, então contabilmente o registro desta depreciação é feito em uma conta de resultado chamada “Despesas com Depreciação” e sua contra partida é uma conta redutora do ativo imobilizado chamada “Depreciação Acumulada”. A depreciação Acumulada vai acumulando os valores de depreciação mensais até que o seu saldo chegue ao valor do patrimônio, neste caso teríamos um patrimônio totalmente depreciado. Portanto, toda ocorrência de baixa irá baixar o valor do Patrimônio e também o valor da depreciação acumulada do mesmo, caso o patrimônio sofra depreciação. Existem tipos de imobilizados como “Terrenos” por exemplo, que não sofrem depreciação, então se fossem baixados não teriam depreciação acumulada para baixar. Nos itens de eventos padrões preenchidos com o campo Aplicar = “Baixa (Depreciação Acumulada)”,o item à débito está configurado para buscar a conta que possui a classificação “PATDEPACUM” que está informada no default de débito do Grupo de Patrimônio. Ao baixar o patrimônio o sistema verifica qual o Grupo de Patrimônio do mesmo e buscará o default contábil conforme configurado. Já o item à crédito está configurado para buscar a conta do processo de contabilização, o item à crédito em nosso exemplo é a conta de baixa do ativo imobilizado. Estes itens possuem o valor preenchido com “Valor da Depreciação Acumulada” Atenção: A conta contábil da baixa de ativo imobilizado nos itens do evento padrão está configurada para ser buscada do processo, pois na conversão não havia como identificar qual seria a conta de baixa utilizada pelas empresas. O responsável poderá alterar o evento deixando a conta de baixa fixa no mesmo. Apuração da Perda - No caso de uma operação patrimonial de baixa ocorrer pelo motivo de venda, o usuário poderá contabilizar o lançamento/partida de ganho ou perda desta venda, a geração deste lançamento/partida é opcional e poderá ser informada no momento da baixa. Assim os itens que possuem esta opção irão efetuar a contabilização do valor de perda apurado na baixa quando a opção for marcada . Ex: Vamos supor que o Veículo no momento da baixa possua os seguintes valores: Valor do Patrimônio (valor base corrigido) = R$ 20.000,00 Valor da Depreciação Acumulada do Patrimônio = R$ 10.000,00 Valor da Venda do Patrimônio = R$ 9.000,00 O sistema realiza o seguinte cálculo para apuração da perda ou ganho: Valor de Venda – (Valor Base – Depreciação Acumulada) – R$ 9.000,00 – (R$ 20.000,00 – R$ 10.000,00) = -R$ 1.000,00 Neste caso ocorrerá uma perda de R$ 1.000,00 na baixa. Assim os itens que possuem esta opção irão efetuar a contabilização do valor desta perda apurada na baixa. A contabilização da perda é feita da seguinte maneira: Débito – Conta de Ganho/Perda na baixa Crédito – Conta de Baixa do Ativo Imobilizado Atenção: Os itens à débito e a crédito de Apuração da Perda estão configuradas para buscarem a conta do processo de contabilização, pois na conversão da base de dados não havia como identificar qual seria as contas contábeis utilizada pelas empresas para esta contabilização. O responsável poderá alterar o evento deixando a conta de baixa de ativo imobilizado e a conta de Ganho/Perda fixa no mesmo. Estes itens possuem o valor preenchido com “Valor da Apuração da Perda” Lembrando que a geração deste Lançamento/Partida é opcional. Apuração do Ganho - Ex: Vamos supor que o Patrimônio X no momento da baixa possua os seguintes valores: Valor do Patrimônio (valor base) = R$ 20.000,00 Valor da Depreciação Acumulada do Patrimônio = R$ 10.000,00 Valor da Venda do Patrimônio = R$ 12.000,00 R$ 12.000,00 – (R$ 20.000,00 – R$ 10.000,00) Neste caso ocorrerá um ganho de R$ 2.000,00 na baixa. Assim os itens que possuem esta opção irão efetuar a contabilização do valor deste ganho apurada na baixa. A contabilização do ganho é feita da seguinte maneira: Débito – Conta de Baixa do Ativo Imobilizado Crédito – Conta de Ganho/Perda na baixa Atenção: Os itens à débito e a crédito de Apuração do Ganho estão configuradas para buscarem a conta do processo de contabilização, pois na conversão da base de dados não havia como identificar qual seria as contas contábeis utilizada pelas empresas para esta contabilização. O responsável poderá alterar o evento deixando a conta de baixa de ativo imobilizado e a conta de Ganho/Perda fixa no mesmo. Estes itens possuem o valor preenchido com “Valor da Apuração do Ganho” Lembrando que a geração deste Lançamento/Partida é opcional. Atenção: Na versão 11.50 os eventos não contemplam os cálculos por fórmula, apenas percenutal. Futuramente este funcionamento será disponibilizado e a contabilização na baixa poderá ser configurada de uma maneira mais enxuta conforme desejado pelo usuário.

Se alguma conta contábil configuradas nos itens de eventos possuírem distribuição gerencial, os itens gerenciais devem ser configurados.

5 – Exemplo gráfico das contabilizações: Para melhor entendimento do processo, vamos apresentar os razonetes do exemplo citado acima (uma baixa com geração de ganho ou perda). O símbolo “#” dos razonetes significa o saldo que as contas possuíam no momento da baixa.   Os lançamentos contábeis gerados acima correspondem quando a empresa opta por gerar o lançamento/partida de ganho ou perda. Os lançamentos destacados em vermelho são os lançamentos contábeis gerados pelo módulo de Compras (RM Nucleus, correspondem a venda do imobilizado. Se fosse feito o encerramento das contas de resultado neste exemplo chegaríamos a um Lucro de R$ 2.000,00. Os lançamentos contábeis gerados acima correspondem quando a empresa opta por gerar o lançamento/partida de ganho ou perda. Os lançamentos destacados em vermelho são os lançamentos contábeis gerados pelo módulo de Compras (RM Nucleus, correspondem a venda do imobilizado. Se fosse feito o encerramento das contas de resultado neste exemplo chegaríamos a um Lucro de R$ 2.000,00. Se o usuário não optar pela geração do lançamento de ganho ou perda, os razonetes ficariam da seguinte maneira:

COMO FAZER – Conversão para versão 11.80 Gestão Financeira

Produto: TOTVS Gestão Financeira Versão 11.80

Processo do Sistema: Conversão de Base de Dados

SubProcesso:

Como Fazer

Quais os procedimentos necessários para converter a base de dados para a versão 11.80?

Procedimentos a serem executados antes da conversão

A partir da versão 11.50, o módulo financeiro passa a utilizar a nova estrutura de dados contábil, na qual foram criadas as tabelas COPERACAO, CCONT, CCONTRAT, CLANCAMENTO, CPARTIDA, dentre outras (para maiores informações sobre esse processo, consulte o documento através do link : http://totvsconnect.blogspot.com.br/2011/10/gestao-financeira-estrutura-contabil-de.html, ou entre em contato com nosso Help Desk).

Para que a conversão seja executada com êxito, é necessário que na base de dados do financeiro não existam lançamentos com contabilidade gerada, que não foram exportadas, pois o conversor irá validar essas informações. Por isso, antes de converter você deve verificar se existem lançamentos financeiros e/ou extratos que se enquadram nesta situação. Em caso afirmativo, todos os lançamentos e/ou extratos devem ser exportados para a contabilidade.

Se este procedimento não for verificado antes da conversão da base de dados, o conversor da versão 11.80 irá identificar a existência de lançamentos nesta situação e criar automaticamente, na base de dados, filtros de lançamentos financeiros e extratos para que o usuário consiga analisar e exportar os lançamentos para a contabilidade. Nesta situação, a conversão será cancelada.

Os filtros serão criados da seguinte maneira:

Filtro de Lançamentos Financeiros - *** CONVERSÃO - LANÇAMENTOS A SEREM EXPORTADOS. Este filtro utiliza uma consulta SQL (** CONV_EXP_FLAN à Lista os lançamentos a serem exportados para a contabilidade para a continuação da conversão) para selecionar os lançamentos financeiros. Esta consulta será criada automaticamente, pelo conversor, em sua base de dados.

Filtro de Extratos - *** CONVERSÃO - EXTRATOS A SEREM EXPORTADOS. Este filtro também utiliza uma consulta SQL (** CONV_EXP_FXCX à Lista os extratos a serem exportados para a contabilidade para a continuação da conversão) para selecionar os extratos. A mesma também será criada automaticamente, pelo conversor, em sua base de dados.

O conversor poderá identificar também lançamentos inconsistentes em relação à contabilização, ou seja, lançamentos que por algum motivo, estão marcados com geração de contabilidade mas não possuem registros na tabela FLANCONT / FXCXCONT (tabelas que até a versão 11.40 armazena a contabilização dos lançamentos financeiros / extratos).

Esses lançamentos também serão listados nos filtros criados pelo conversor. É importante analisar se os mesmos possuem data de contabilização dentro do período contábil aberto ou em períodos já encerrados na contabilidade.

Para os lançamentos/extratos com data de contabilização em períodos encerrados, no momento da conversão, os mesmos podem ser desprezados, respondendo sim, quando aparecer a tela abaixo:

Os lançamentos/extratos com data de contabilização dentro do período aberto, devem ter essa inconsistência corrigida para que seja possível converter a base de dados para a versão 11.80. Para isto foi criado um wizard específico ‘Correção de Contabilização dos Lançamentos’, nas últimas versões 11.0, 11.20 e 11.40 (para maiores informações sobre esse processo, consulte o documento Como Fazer, através do link http://totvsconnect.blogspot.com/2011/08/dica-atualizacao-da-contabilizacao-de.html, ou entre em contato com nosso Help Desk).

Atenção:

Se sua base de dados atual não esta no modelo backoffice, verifique as instruções do documento ‘Como Fazer 11.40 – Conversão para novo modelo do BackOffice’ antes de realizar essa conversão. Acesse o link http://totvsconnect.blogspot.com/2011/04/como-fazer-processo-de-conversao-de.html .

Após esses procedimentos, a base de dados estará preparada para ser convertida para a versão 11.80.

Nota: Se a base de dados a ser convertida estiver na versão 11.50, não será necessário executar os procedimentos informados acima.

Descrição do Processo de Conversão

ü FAÇA BACKUP DE SEGURANÇA DA BASE DE DADOS QUE SERÁ CONVERTIDA;

ü Instale a ‘BibliotecaRM – 11.80’ e o ‘RM Conversor – 11.80’; * utilize o ambiente mais atualizado para realizar a conversão.

ü Execute o ‘RMConversor.exe’. Leia atentamente as mensagens apresentadas.

http://wikihelp.totvs.com.br/WikiHelp/GLB/GLB.RMConversor.aspx

ü Selecione a base de dados, informe usuário e senha para conversão;

ü Verifique as observações abaixo. Qualquer dúvida, clique em cancelar para desistir da conversão.

 

ü Clique em ‘Iniciar Conversão’.

ü Fique atento a esta mensagem. Se sua base de dados ainda não foi convertida para o modelo BackOffice, não prossiga. Conheça essas novidades antes de converter.

 

ü Fique atento a esta mensagem. Nesta versão, houve alterações significativas na Gestão Patrimonial. Aconselhamos conhecer essas novidades antes de converter sua base de dados, através do link http://totvsconnect.blogspot.com.br/2012/03/como-fazer-roteiro-de-conversao-para-o.html

ü Fique atento a esta mensagem. Se a mesma ocorrer, siga as instruções descritas antes de converter sua base de dados. A conversão será cancelada.

 

ü Fique atento a esta mensagem. Se a mesma ocorrer, siga as instruções descritas antes de converter sua base de dados. A conversão será cancelada.

ü Se sua empresa possui customizações, é necessário que as mesmas também sejam convertidas para a versão 11.80. Entre em contato com o responsável TOTVS pelas suas customizações e solicite os ajustes necessários.

 

Desde a versão 11.0.7 da Biblioteca RM, a ativação do License Server é obrigatória. Se você ainda não utiliza este modelo de licenciamento da TOTVS, leia o documento indicado na mensagem abaixo antes de prosseguir com a conversão.

ü Fique atento a esta mensagem. Se você executou os procedimentos iniciais desse documento e deseja desconsiderar a exportação dos lançamentos financeiros e/ou extratos com data de contabilização anterior a data de fechamento contábil, prossiga na conversão, clicando em SIM.

 

ü A mensagem a seguir só será apresentada se forem identificados lançamentos financeiros e/ou extratos que não foram exportados para a contabilidade. Neste caso a conversão será cancela e os lançamentos deverão ser exportados para a contabilidade antes de converter novamente a base de dados. Execute os procedimentos iniciais desse documento.

ü A mensagem a seguir será apresentada quando não forem encontrados lançamentos financeiros pendentes de exportação para a contabilidade.

 

ü Fique atento a esta mensagem. Uma vez confirmada, não terá como desistir da conversão.

ü A mensagem a seguir só será apresentada se forem identificados lançamentos imobiliários para funcionar com o novo conceito de baixa.

 

ü Fique atento a esta mensagem. Se a mesma ocorrer, siga as instruções descritas.

ü A partir da versão 11.80, o módulo financeiro passa a utilizar o novo conceito de adiantamento. Para maiores esclarecimento, consultar o link abaixo a partir do slide 22:

http://www.slideshare.net/totvsconnect/novidades-1180-financeiro

 

É possível cadastrar o tipo de documento durante a conversão, sem a necessidade de abordar o processo.

ü Prossiga normalmente com a conversão.

Fique atento a esta mensagem. Se a mesma ocorrer, entre em contato com nosso Help Desk e não utilize esta base em produção.

Boletim Técnico – Como Baixar Lançamentos no novo Modelo

Produto	:	RM - TOTVS Gestão Financeira - 11.80
Processo	:	Lançamento Financeiro – Baixa de Lançamentos
Subprocesso		Baixa de Lançamentos
Data da publicação	:	30/05/2012

A Baixa/quitação dos Lançamentos Financeiros foi totalmente reestruturada e esta evolução visa ampliar o processo, proporcionando combinações práticas e seguras da Gestão Financeira.
Este novo modelo disponibiliza:
Baixa Simplificada: poderá ser utilizada para baixar/quitar um ou vários Lançamentos Financeiros informando os dados apenas uma vez.
Baixa Completa: Processo dinâmico de baixar um ou vários lançamentos com a grande vantagem de poder utilizar um ou vários Meios de Pagamento para o processo de baixa total ou parcial.

- Ao baixar parcialmente um Lançamento, todas as informações serão registradas no Lançamento de origem e para visualizá-las basta acessar: Anexos do Lançamento / Baixas do Lançamento. Não haverá mais a geração de Lançamentos derivados.
- A contabilização on-line será distinta para cada meio de pagamento utilizado na Baixa.

Desenvolvimento/Procedimento

Requisitos:

1. Acessar o menu Cadastros/Movimento/Meios de Pagamentos e cadastrar os meios de pagamento utilizados: Dinheiro, Cheque...etc.
2. Através do Assistente de Implantação de Processos, definir os Meios de pagamento para os processos citados abaixo(se forem utilizados):
Etapa 02.01.02 – Baixa:
. Baixa 3/4: informar o meio de pagamento para Desconto de Duplicatas.
. Baixa 4/4: informar o meio de pagamento para Retorno de Cobrança, Pagamento e Débito Automático.

Para baixar Lançamentos é necessário selecioná-los(clicar), conforme a figura 1.

figura 1

Baixa Simplificada:

1º. Menu: Contas a Pagar/Receber – Lançamentos: Crie um filtro para selecionar os Lançamentos.
2º. Selecione o(s) Lançamento(s) conforme a figura 1 e acesse: Processos / Baixa / Baixar Lançamentos ou utilize o ícone “Baixa” da visão de Lançamentos.
3º. Na tela “Dados da Baixa”, selecione a opção para o tipo de Baixa “Simplificada”
4º. Informe a data para Baixa. Desejando baixar na data de vencimento dos Lançamentos, ative a opção “Data da baixa igual a vencimento”.
5º. Informe o meio de pagamento. Em se tratando de baixa simplificada, não será possível baixar utilizando o meio de pagamento Cheque, que poderá ser utilizada na Baixa completa.
6º. Informe a Conta Caixa. Se a Conta Caixa já estiver indicada nos Lançamentos(Valores/Conta Caixa) e for a mesma para todos os lançamentos selecionados, esta virá como default.
7º. Selecione a opção para gerar o extrato.
8º. A contabilização da baixa poderá ser realizada em um outro momento, se a opção “Contabilizar posteriormente” for ativada. Para contabilizar posteriormente, selecione os Lançamentos e acesse Processos / Baixa / Contabilizar Lançamentos Baixados.
9º. Na tela seguinte serão exibidos todos os valores do Lançamentos. Alguns valores poderão ser editados, por exemplo Juros, multa, outros, desde que não foram obtidos por fórmula.
10º. Na tela seguinte você poderá editar/alterar a contabilização. Para alterar a contabilização escolha o evento e clique em “Aplicar Evento”.
11º. Avançar... Conclusão da Baixa.

Resultado:

- Para cada lançamento baixado foi gerado um registro no extrato ou conforme a ação definida no item 7(tipo de extrato).
- No anexo de cada lançamento(Baixas do Lançamento) foi gravado o registro correspondente à baixa.
- O saldo da Conta Caixa foi atualizado.
- A contabilização foi gerada diretamente no Gestão Contábil no lote definido através Assistente de implantação de processos (etapa Contabilização).

Baixa Completa

1º. Menu: Contas a Pagar/Receber – Lançamentos: Crie um filtro para selecionar os Lançamentos.
2º. Selecione o(s) Lançamento(s) conforme a figura 1 e acesse: Acesse Processos / Baixa / Baixar Lançamentos ou utilize o ícone “Baixa” da visão de Lançamentos.
3º. Na tela “Dados da Baixa”, selecione a opção para o tipo de Baixa “Completa”
4º. Informe a data para Baixa e a moeda.
5º. Selecione a opção para gerar o registro no extrato.
6º. A contabilização da baixa poderá ser realizada em um outro momento, se a opção “Contabilizar posteriormente” for ativada. Para contabilizar posteriormente, selecione os Lançamentos e acesse Processos / Baixa / Contabilizar Lançamentos Baixados.
7º. Na tela seguinte serão exibidos todos os valores do Lançamentos. Alguns valores poderão ser editados, por exemplo Juros, multa, outros, desde que não foram obtidos por fórmula. Para conhecer o detalhamento do valor liquido, clique no ícone à direita do valor liquido(inferior direito da tela).
8º. Informe o(s) meio(s) de pagamento e o(s) valor(es) a ser(em) baixado(s). Você pdoerá usar quantos meios de pagamento desejar e acompanhe na própria tela(Dados da Baixa) os valores restantes para a quitação do Lançamento. Se você selecionar o meio de pagamento Cheque, clique no botão Cheque e informe os dados do mesmo.
9º. Informe a Conta Caixa. Se a conta caixa já estiver indicada nos lançamentos(Valores/Conta Caixa) e for a mesma para todos os lançamentos selecionados, esta virá como default.
10º.  Na tela seguinte você poderá editar/alterar a contabilização. Para alterar a contabilização escolha o evento e clique em “Aplicar Evento”.
11º. Avançar... Conclusão da Baixa.

figura 2

Resultado:

- Para cada lançamento baixado foi gerado um registro no extrato ou conforme a ação definida no item 5(tipo de extrato).
- No anexo de cada Lançamento(Baixas do Lançamento) foi(ram) gravado(s) o(s) registro(s) correspondente(s) à baixa de acordo com a quantidade de meios de pagamento utilizados. Se foram
  utilizados dois meios, por exemplo, serão gravados dois itens de Baixa e contabilização por item de baixa.
- O saldo da conta caixa foi atualizado.
- A contabilização foi gerada diretamente no Gestão Contábil no lote definido através Assistente de implantação de processos (etapa Contabilização).

Informações adicionais

· Se a opção para gerar extrato for “Um extrato para cada Lançamento”, você poderá cancelar a baixa de um dos Lançamentos selecionados sem afetar a baixa dos demais lançamentos baixados em conjunto.

· Se a opção para gerar extrato for “Um extrato para todos os Lançamento”, ao selecionar um Lançamento para cancelar a baixa serão disponibilizadas duas opções:
- Cancelar somente as Baixas selecionadas: o cancelamento da baixa ocorrerá somente para o Lançamento selecionado.
- Cancelar todas as baixas do extrato: o cancelamento da baixa ocorrerá para todos os Lançamentos baixados em conjunto.

TOTVS Gestão Financeira - Novo Modelo de Baixa

Você já deve ter visto notícias em nossos canais de comunicação, de que na versão 11.80 o modelo de baixa dos lançamentos financeiros será modificado.

Para conhecer as vantagens que este novo modelo irá proporcionar a gestão de sua empresa e auxiliá-lo no entendimento dessas mudanças, elaboramos vários documentos que já estão publicados em nossos canais de comunicação.

Lembre-se, este modelo será obrigatório para todos os clientes a partir da versão 11.80.

Saia na frente! Conheça essas novidades!

Saiba onde encontrar a documentação:

 

Novo Modelo de Baixa (Informativo versão 11.80)
Blog	http://totvsconnect.blogspot.com.br/2012/04/totvs-gestao-financeira-novo-modelo-de.html
Novidades 11.50 - Financeiro (Apresentação PowerPoint)
Blog	http://www.slideshare.net/totvsconnect/totvs-gesto-financeira-novidades-1150
	TOTVS Share (Palavras chaves: Novidades 11.50, 11.50, Nova Baixa, Contabilização Online, Financeiro, baixa).
Novidades 11.50 - Financeiro (Video)
	Disponível somente para participantes TOTVS. Site Capacitação TOTVS: (http://capacitacaorm.totvs.com.br/default.aspx) Vídeos Internos / GDP Materiais
Como Fazer – Conversão para Novo Modelo de Baixa
Blog	http://totvsconnect.blogspot.com.br/2012/04/como-fazer-conversao-para-novo-modelo.html
	Portal do Cliente: (http://www.totvs.com/suporte) na área de download / Material de Apoio da linha RM, Itens Diversos, juntamente com o documento ‘NovaBaixa.zip.
	TOTVS Share (Palavras chaves: baixa, novo modelo de baixa, financeiro, 11.50, nova baixa, conversão nova baixa, conversão, RM).
Nova Baixa
	Portal do Cliente: (http://www.totvs.com/suporte) na área de download / Material de Apoio da linha RM, Itens Diversos, juntamente com o documento ‘Nova Baixa.zip’.
	TOTVS Share (Palavras chaves: baixa, novo modelo de baixa, financeiro, 11.50, nova baixa, conversão nova baixa, conversão, RM).

TOTVS Gestão Financeira – Novo modelo de baixa

Prepare-se!

A versão 11.80 esta chegando e com muitas novidades!

Agora é a vez do Financeiro!

Com a migração dos produtos da linha RM para a tecnologia .NET, o modelo de baixa dos lançamentos financeiros foi totalmente reestruturado na versão 11.80. Essa reestruturação gerou uma alteração na estrutura de tabelas do financeiro e algumas mudanças de processos dentro do aplicativo.

Este novo modelo de baixa trará várias melhorias no processo de baixa, dentre elas citamos:

· Melhoria na performance, principalmente em processos que envolvem uma grande quantidade  de registros;

· Baixa de lançamentos com vários meios de pagamento;

· Baixa parcial sem a geração de novos Lançamentos;

· Cancelamento de Baixa para Extrato agrupado;

· Histórico de Cheques Devolvidos;

· Melhorias no processo de Adiantamento.

Fique atento!

A utilização do novo modelo de baixa será obrigatória para todos os clientes a partir da versão 11.80, que tem data prevista de liberação para o final do mês de abril/2012.

Em breve estaremos divulgando uma documentação completa sobre o novo modelo de baixa. Acompanhe nosso site e nossas redes sociais:

TOTVS Planejamento e Controle da Produção - Novidades da versão 11.20

Conheça as principais novidades da versão 11.20 do módulo TOTVS Planejamento e Controle da Produção.

Destacamos:  

Nova Interface do Aplicativo:

• Nova MDI;
• Nova Visão de Baixa de Materiais;
• Nova Interface da Baixa / Item a Baixar;
• Interface mais Intuitiva;
• Direcionada a Processos;
• Aplicação dos Recursos Globais na Nova Interface do Aplicativo.

Outras Funcionalidades:

• · Saldo em Estoque Virtual;
• · Quantidade reduzida de Itens na Visão;
• · Ganho Significativo de Performance;
• · Nova Parametrização;
• · Nova Estrutura de Dados;
• · Rastreabilidade.

Clique aqui e conheça mais sobre essas novidades.

Não sabe como atualizar para a versão 11.20? Entre em contato com o nosso Suporte pelo telefone 4003-0015 ou pelo Portal do Cliente.

Como Fazer – TOTVS Incorporação – Alterar Acerto de Baixa

Produto: TOTVS Incorporação Versão: 11.20

Processo de Negocio: Incorporação e Negócios Imobiliários Processo do Sistema: Alterar Acerto de Baixa (TOTVS Gestão Financeira e TOTVS Incorporação)

Acerta Baixa (TOTVS Gestão Financeira e TOTVS Incorporação) / Consistir Parcela / Financiamento - Esta opção permite acertar as parcelas do TOTVS Incorporação com as parcelas do TOTVS Gestão Financeira, verificando os lançamentos que foram baixados, em aberto, baixadas parcialmente e parcelas que não foram efetuados o lançamento para o TOTVS Gestão Financeira. Essa opção permite: Na versão 11.20 essa opção se encontra na edição da venda, dentro da aba Plano de Financiamento, e somente é habilitada quando a venda está efetivada e com Lançamentos Gerados no Financeiro. Verificações feitas pelo sistema Verifica se a parcela selecionada já existe no financeiro. Caso não exista ele irá criá-la no financeiro e atualizar no TOTVS Incorporação para o status de aberta. Verifica se o status da parcela está em acordo com o lançamento no financeiro. Caso não esteja ele atualiza no TOTVS Incorporação para o status correto. Verifica se o valor da parcela está em acordo com o lançamento no financeiro. Caso não esteja ele atualiza o lançamento no financeiro. Caso o lançamento esteja baixado no financeiro o lançamento não pode mais ser alterado, o sistema atualiza o valor da parcela no lado do TOTVS Incorporação. Informações Adicionais Esse novo Processo permite ao usuário uma melhor usabilidade do Sistema, aonde Processos que antigamente se encontravam em Manutenção de Parcelas, se resumem nos Processos, Anexos e Aditivos da visão de Vendas

TOTVS Gestão Financeira - Novo modelo de Baixa dos Lançamentos Financeiros

Buscando sempre atender as necessidades dos nossos clientes com agilidade e eficiência, evoluímos o processo de Baixa dos Lançamentos financeiros.

Esta evolução visa ampliar o processo, proporcionando combinações práticas e seguras da gestão financeira e estará disponível no mercado no segundo semestre de 2011.

Benefícios:

• Melhoria da performance de processos, principalmente quando envolve uma grande quantidade de registros;
• Baixa de lançamentos com vários meios de pagamento;
• Baixa parcial sem a geração de novos Lançamentos;
• Vínculos n x n;
• Novo modelo de cheque;
• Diferentes tipos de vínculos para o mesmo Lançamento financeiro;
• Evoluções no processo de adiantamento.
• Tratamento adequado ao uso de múltiplas moedas.
• Baixa de Lançamentos durante a compensação do extrato.
• Utilização do novo modelo da Contabilidade com maior integridade e rastreabilidade dos dados.
• Evoluções nas integrações com outros módulos.

Para maiores informações acesse o link:

http://www.slideshare.net/totvsconnect/gesto-financeira-novo-modelo-de-baixa

Para sugestões, entre em contato através do email: cecilia.goncalves@totvs.com.br

Como Fazer - Projetos- TIP Aditivo e Distrato- Baixa de Lançamentos gerados através de baixa parcial

Produto: TOTVS Incorporação                                                                                                Versão: 10.70

Processo de Negocio: Incorporação Processo do Sistema: Aditivo e Distrato

Subprocesso: Baixa de Lançamentos gerados através de baixa parcial

A partir da versão 10.70 foi disponibilizado no TOTVS Incorporação, o recurso que permite realizar a baixa de um lançamento em aberto, no momento em que for realizar um dos seguintes processos:

Aditivo Troca de Comprador, Aditivo Renegociação de Contrato e Renegociação de Contrato com fórmula, Aditivo Prorrogação de Vencimento e Distrato com Devolução de Parcela.

OBS 1 .: Para o lançamento ser baixado como baixa contábil é necessário criar e configurar, no TOTVS Gestão Financeira, um evento contábil. Esse evento deve ter suas contas configuradas para esse tipo de baixa. É importante que na base de dados tenha valor opcional disponível para esse processo onde possa receber o valor do lançamento, pois o valor a ser baixado será igual a zero. Se necessário, deverão ser configuradas também as contas que buscam outros valores que agregam no valor total do lançamento. Ex.: CM – Correção Monetária (fica em um dos campos opcionais). Se as contas do evento contábil não estiverem configuradas corretamente, o usuário poderá receber uma das seguintes mensagens: Os totais da contabilidade não conferem ou, que a contabilidade do lançamento ref. [Nº do Lanc.] deve ser preenchida. Se não for necessário contabilizar a baixa, o valor informado do evento contábil deve ser zero.

OBS 2 .: É necessário que a tabela XPARAMS tenha o campo opcional que receberá o valor do lançamento. Caso não tenha os dados desse campo nessa tabela, será necessário rodar o seguinte script :

INSERT INTO XPARAMS (CODCOLIGADA, NOME, VALOR)

VALUES (X1, 'VOPBAIXAPARCIAL', X2)

Onde: X1 = O código da coligada

X2 = Número do valor opcional

  Exemplo básico de configuração de um evento contábil e suas respectivas contas:        

   A figura a acima mostra um exemplo de configuração para o valor opcional.

Configuração para o valor original:al, para o de exemplo correção monetária (CM). Essa configuração foi necessária porque o valor opcional de CM faz parte do valor do lançamento.  Aditivo troca de comprador

Ao realizar a troca de comprador de uma venda que contém lançamento originado de uma baixa parcial em aberto e, se a data de vencimento do mesmo for maior ou igual à data de transferência, o sistema irá exibir no grid de propriedades a opção para o usuário definir um evento contábil, caso não seja necessário contabilizar a baixa, esse evento como padrão poderá conter o valor zero.

Com as informações preenchidas, o usuário poderá avançar a etapa para continuar com o processo.

Se o evento contábil não for informado, o sistema irá emitir uma mensagem informando que a contabilização deverá ser preenchida para o lançamento que está sendo baixado.

Ao continuar o processo com os dados informados corretamente, o sistema deverá:

1. Baixar o lançamento “filho com o valor igual a zero e, o valor de desconto será igual ao valor do lançamento que foi baixado.

2. Criar um novo lançamento no TOTVS Gestão Financeira. No TOTVS Incorporação deverá ser gerada uma nova parcela para o novo comprador. O valor da nova parcela deverá ser o mesmo valor da parcela que foi baixada anteriormente, com seus respectivos componentes. A data de vencimento da parcela criada será a mesma data de vencimento da parcela que foi baixada.

3. Em caso de erro(s) no decorrer do processo, a baixa não deverá ser realizada. A baixa será cancelada, evitando inconsistência de informações.

Aditivo Prorrogação de Vencimento

Na realização de um aditivo do tipo Prorrogação de vencimento de uma venda que contenha lançamento “filho”, se a parcela selecionada for a parcela que está com o status de parcialmente quitada no TOTVS Incorporação, o sistema irá prorrogar o vencimento da parcela “filha” para a data que foi definida pelo usuário. Nesse aditivo o usuário poderá selecionar uma parcela de cada vez.

Aditivo Renegociação de Contrato ou Renegociação utilizando fórmula

A figura a acima mostra a seleção de uma parcela que teve baixa parcial.

Após selecionar a(s) parcela(s) que será (ão) renegociada(s), se o sistema identificar que entre as parcelas selecionadas da venda, houver uma ou mais que foi baixada parcialmente e, estiver com o status em aberto, então a propriedade Evento de contabilização da baixa parcial será exibida. O usuário deverá selecionar o evento que foi criado no TOTVS Gestão Financeira com suas respectivas contas configuradas para baixa contábil do lançamento.

No aditivo renegociação de contrato utilizando fórmula, se o grupo selecionado conter uma ou mais parcelas em aberto que foram geradas através de baixa parcial então a propriedade será exibida.  Com o evento contábil selecionado e ao realizar o avanço de etapa para a execução do processo, o aditivo de renegociação de contrato ou renegociação de contrato com fórmula deverá:

1. Baixar o lançamento “filho” com o valor da baixa igual a zero e, valor do desconto no valor do lançamento;

2. Gerar um novo plano de acordo com as configurações definidas pelo usuário. Nesse aditivo o usuário poderá selecionar mais de uma parcela ao mesmo tempo.

Obs.: Na renegociação de contrato com fórmula, a venda terá que ter o componente de correção monetária (CM).

Distrato

Para o Distrato de uma venda que contenha devolução de parcela(s), o sistema irá apresentar a mesma mensagem que foi descrito acima para a troca de comprador. Se não houver devolução, o distrato será realizado normalmente e o serviço para baixar a parcela em aberto não será executado. O exemplo abaixo mostra o motivo de cancelamento Distrato Bilateral, esse tipo de Distrato tem devolução.

É necessário selecionar o evento contábil que deve ser configurado no TOTVS Gestão Financeira para baixar o lançamento que está em aberto.

Verificar a contabilização do lançamento após a baixa.

Para verificar a contabilização da baixa é necessário gerar a contabilidade no TOTVS Gestão Contábil pelo TOTVS Gestão Financeira de acordo com o exemplo:

Selecionar o lançamento baixado, clicar em Operações -> Contabilidade -> Gerar Contabilidade no TOTVS Gestão Contábil.

Para prosseguir, informe algo no campo descrição e clique em Ok.

Acesse o TOTVS Gestão Contábil e clicar em Manutenção de Lotes.

Clique duas vezes sobre o lote selecionado, informar a senha solicitada caso for exigida, clicar em Todos no filtro, após esse procedimento será exibido a contabilização. Conforme nosso exemplo:

Exemplo: Valor Original: R$ 975,53 ; Valor Original + CM (R$ 109,02) = Valor Lançamento: R$ 1.084,55